Do’s und Don’ts im E-Mail-Verkehr: Unser Knigge

Wer kennt es nicht, dieses beengende Gefühl, wenn man nach dem Urlaub zurückkommt und schon ganz genau weiß, wie es im Posteingang aussehen wird: nämlich voll, viel zu voll! Dabei widmen wir wertvolle Zeit nur dem Aussortieren von Mails, die nicht oder nur marginal in unserem Verantwortungsbereich liegen – und das nicht nur nach dem Urlaub, sondern ständig. Heutzutage scheint das Motto zu lauten: „Je größer der Verteiler und je kleiner die Verantwortung, desto besser“. Damit Ihr Posteingang und der Ihrer Ansprechpartner und Kollegen eine etwas schlankere und vor allem arbeitserleichternde Form behält, haben wir diesen kleinen, aber feinen E-Mail Knigge für Sie zusammengestellt.

Denken Sie an den Empfänger!

Stellen sich nur vor, jeder würde sich vor dem Absenden einer E-Mail in den Empfänger hineinversetzen und sich fragen: Wie kommt diese Nachricht an? Mails ohne Anrede (oder noch schlimmer: mit einer falschen), mangelnder Grußformel und mit schlechter Grammatik werden selten gern gelesen. Achten Sie daher auf diese grundlegenden Dinge, bevor Sie eine E-Mail aussenden! Klingt unwichtig, kostet Sie aber in Wahrheit nur wenige Sekunden und trägt zu einem besseren gegenseitigen Verständnis bei. Bei kriegsentscheidenden Nachrichten besser noch ein zweites Paar Augen querlesen lassen und so Flüchtigkeits- oder Tippfehler bzw. eine falsche Tonalität vermeiden.

K-I-S-S

Das Akronym K-I-S-S steht für „Keep it short and simple“ und ist eine Grundregel der (E-Mail-)Kommunikation, nach der man leben – oder besser – schreiben sollte. Niemand wird beim Lesen gerne von unnötigen Ausführungen aufgehalten, doch umgekehrt freut sich jeder über kurze und vor allem inhaltlich aussagekräftige E-Mails. Falls es Ihnen schwer fällt sich kurz zu halten, dann schreiben Sie einfach wie gewohnt Ihre Mails. Abschließend versuchen Sie jene Sätze oder sogar Absätze zu entfernen, die für das Verständnis und den weiteren Austausch nicht unbedingt notwendig sind. So haben Sie nicht das Gefühl etwas vergessen zu haben, und Ihr Ansprechpartner freut sich über eine prägnante Nachricht.

Humor: Ein schmaler Grat

Was unter guten Kollegen vielleicht funktioniert und den Zusammenhalt fördert, kann bei Personen, die man nicht gut oder gar nicht persönlich kennt, sehr schnell zu großem Unmut seitens des Empfängers führen: falsch verstandener Humor. Ironie und Sarkasmus ist in geschriebener Sprache viel schwieriger zu erkennen und zu verstehen, als in einem face-to-face Gespräch. Bevor sich also jemand angegriffen fühlt, empfiehlt es sich auf Humor und diverse Anspielungen im E-Mail-Verkehr besser zu verzichten.

Die Grundregel jeder gelungenen Kommunikation: Halten Sie sich kurz und bleiben Sie freundlich.

Ist es wirklich so dringend?

Eine weitere Frage, die man sich vor dem Drücken des Absenden-Buttons fragen sollte, lautet: „Ist diese Mail wirklich so dringend?“ Wäre es nicht besser den Empfänger einstufen zu lassen, wie wichtig ihm eine Nachricht wirklich ist? Natürlich wird es in manchen Fällen unumgänglich sein eine E-Mail mit dem roten Rufzeichen oder der roten Flagge zu versehen. Allerdings kann die inflationäre Verwendung der roten Markierung sowohl zu großem Stress führen, als auch dafür verantwortlich sein, dass der Empfänger Ihre Mails schon lange nicht mehr als wirklich wichtig wahrnimmt. Formulierungen wie „ASAP“ (as soon as possible) und „Danke im Voraus“ können ebenfalls zu einer angestrengten Konversation beitragen. Wo wir auch schon bei unserem Tipp wären…

Unser Tipp: Das persönliche Gespräch suchen

E-Mails sind aus unserem beruflichen und auch privaten Leben nicht mehr wegzudenken und sie bieten mit Sicherheit sehr viele Vorteile. Manchmal wäre es allerdings bestimmt besser mal wieder zum Telefonhörer bzw. zum Smartphone zu greifen, um eine Konversation zu führen – gerade dann, wenn es sich um wirklich wichtige und dringliche Angelegenheiten handelt. Gezielte Skype- oder Telefonbesprechungen sind nicht nur eine erfrischende Abwechslung zum langen Tippen und Lesen, sondern auch ein guter Weg um die Beziehung zwischen Kunde und Anbieter bzw. zwischen Partnern zu stärken. Immerhin hat ein klärendes Gespräch schon oft Wunder bewirkt und den einen oder anderen Mail-Fauxpas gut ausgleichen können.

Fazit

Niemand liest gerne viel zu lange Mails, die mit Tipp- und Grammatikfehlern gespickt sind, fälschlicherweise als dringend eingestuft werden und im schlimmsten Fall sogar unfreundlich erscheinen. Überdenken Sie daher vor dem Absenden noch einmal Ihre Intention und die gewünschte Reaktion und suchen Sie im Zweifel öfter das persönliche Gespräch.

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Obwohl aus Gründen der Lesbarkeit im Text die männliche Form gewählt wurde, beziehen sich die Angaben – falls nicht ausdrücklich anders erwähnt – auf Angehörige beider Geschlechter.