Arbeitszeugnis: Wichtige Regeln bei der Erstellung

In einer Bewerbungsmappe darf es eigentlich nicht fehlen. In der Regel kann es auf eine zukünftige Anstellung einen erheblichen Einfluss haben, Mitarbeitende von Personalabteilungen legen großen Wert darauf. Die Rede ist vom Dienstzeugnis, auch Arbeitszeugnis genannt. Es ist ein Nachweis über zurückliegende Arbeitsverhältnisse und liefert künftigen Arbeitgebern Informationen über die Qualifikationen der Bewerberin oder des Bewerbers. Für Unternehmen ist die Ausstellung des Arbeitszeugnisses oft der letzte Schritt bei der Beendigung eines Dienstverhältnisses. Dabei sind einige grundsätzliche Aspekte zu beachten.

Die zwei Arten des Arbeitszeugnisses

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben grundsätzlich Anspruch auf ein Dienstzeugnis – jedoch nur auf ein sogenanntes „einfaches“ Arbeitszeugnis. Dieses stellt lediglich eine reine Beschäftigungsbestätigung mit grundsätzlichen Eckdaten dar. Ein sogenanntes qualifiziertes Dienstzeugnis hingegen enthält auch Angaben über die Qualität der erbrachten Leistungen und das Verhalten im Arbeitsverhältnis. Diese Form des Dienstzeugnisses kann das Unternehmen ausstellen, muss es aber nicht.  

Die Mindestanforderungen eines Dienstzeugnisses

In einem einfachen Arbeitszeugnis sind folgende Angaben gesetzlich vorgeschrieben: 

• allgemeine Angaben zur Person des Arbeitsnehmers (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• genaue Bezeichnung des Arbeitgebers (Firmenname und -anschrift)
• Dauer des Arbeitsverhältnisses (Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses)
• Art der Tätigkeit. Die Leserin oder der Leser des Dienstzeugnisses muss sich ein klares Bild über den Aufgabenbereich der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers machen können. Eine einfache Berufsbezeichnung reicht dabei nicht. Es sind sämtliche Tätigkeiten aufzulisten, die verrichtet wurden – auch wenn sich der Tätigkeitsbereich im Laufe der Anstellung geändert hat.

Des Weiteren ist zu beachten: 

• Das Arbeitszeugnis muss vom Aussteller eigenhändig unterschrieben und mit Firmenstempel ausgefertigt sein.
• Das Dienstzeugnis ist schriftlich auf sonst üblichem Geschäftspapier auszustellen. Eine rein elektronische Übermittlung reicht grundsätzlich nicht.
• Ein Dienstzeugnis in einer bloß tabellarischen Form und mit unvollständigen Sätzen ist nicht zulässig.
• Es darf keine Durchstreichungen, Radierungen, Ausbesserungen oder sonstige äußeren Mängel aufweisen. Auch gröbere Schreibfehler oder zerknittertes Papier muss der Arbeitnehmer nicht akzeptieren.
• Das Arbeitszeugnis muss das Datum der tatsächlichen Ausstellung aufweisen. Vor- oder Rückdatierungen sind unzulässig.

Was in einem Dienstzeugnis nicht enthalten sein darf: 

• Die Anschrift des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin (außer, die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer gibt dafür sein Einverständnis).
• Die Ursache und Art der Auflösung des Arbeitsverhältnisses (außer, die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer gibt dafür sein Einverständnis).
• krankheitsbedingte Fehltage oder die Elternzeit (außer sie haben eine erhebliche Zeit des Arbeitsverhältnisses ausgemacht).

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Grundsätzlich jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer,

• unabhängig von der Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Darunter fallen auch Praktikantinnen und Praktikanten, studentische Hilfskräfte oder Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die nach der Probezeit nicht übernommen werden. Freie Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer hingegen haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
• unabhängig davon, ob man gekündigt hat oder gekündigt wurde (auch bei einer fristlosen Kündigung).

Verjährungsfrist beim Arbeitszeugnis

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer kann auch rückwirkend ein einfaches Dienstzeugnis verlangen, der Anspruch auf Ausstellung verjährt erst nach 30 Jahren – es sei denn, die Verjährungsfrist ist im Kollektivvertrag oder Arbeitsvertrag anders geregelt. Das Unternehmen muss das Arbeitszeugnis nicht automatisch erstellen, sondern erst nachdem es der Arbeitnehmende ausdrücklich verlangt hat (Holpflicht).   

Die Tücken beim qualifizierten Dienstzeugnis

Das Gesetz verbietet qualifizierte Dienstzeugnisse, die es Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erschweren, einen neuen Job zu bekommen. Sie dürfen somit grundsätzlich keine negativen Wertungen enthalten. Auf der anderen Seite soll die Bewertung im Arbeitszeugnis der Wahrheit entsprechen. Es haben sich deshalb unterschiedliche Codes und Formulierungen etabliert, die auf eine bestimmte Bewertung rückschließen lassen. 

Das Problem dabei: Es besteht ein sehr großer Graubereich, wie konkrete Formulierungen in einem qualifizierten Dienstzeugnis zu bewerten sind. Nicht selten gibt es darüber Streit. Ist der Satz „Wir lernten XY als umgängliche Person kennen“ als gutes, negatives oder neutrales Signal zu werten? Eine einheitlich festgelegte Zeugnissprache gibt es nicht. Umgekehrt liegen jedoch zahlreiche Urteile zu unzulässigen Anmerkungen und Formulierungen vor. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass ein uneingeschränkt positives Zeugnis – in Schulnoten ausgedrückt ein Einser – nicht mit Superlativen spart (z. B. „stets zur vollsten Zufriedenheit gearbeitet“). Alle anderen Formulierungen können bereits als Makel aufgefasst werden. Sollte es zu Streitigkeiten aufgrund ungerechter Formulierungen kommen, ist das Arbeits- und Sozialgericht zuständig.