Smartoffice: Das Büro der Zukunft?

Sprachassistenten, die Meetings organisieren oder Büromöbel, die an einen Haltungswechsel erinnern – das Smartoffice ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Denn viele innovative Unternehmen entwickeln bereits intelligente Lösungen, um Büroräume und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Da sich Arbeitszeiten, -orte und auch -strukturen zunehmend flexibler geben, gerät das klassische Büro in Zugzwang. Nach dem Digital-, dem Mobile- und dem Homeoffice folgt nun also das Smartoffice. Insbesondere die jüngeren Generationen wünschen sich moderne Arbeitsplätze, die ihre Kreativität fördern und Ressourcen besser einsetzen: eben ein Smartoffice. Doch nicht nur die Mitarbeiter profitieren von den neuen Technologien. Auch das Unternehmen selbst verbucht wirtschaftliche Erfolge.

Produktivere Mitarbeiter dank Smartoffice-Anwendungen

Jeder Unternehmer weiß: Ein Großteil oder vielleicht sogar der größte Teil der Kosten fällt für das Personal an. Umso wichtiger ist es, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die den Anforderungen der Mitarbeiter entspricht. Das Smartoffice bietet genau das. Digitale Verfahren und Systeme werden innerhalb der Räumlichkeiten miteinander vernetzt, um diese flexibel, aber wirtschaftlich zu nutzen. Dabei reichen die Technologien von internetfähigen Druckern, über digitale Whiteboards, bis hin zur digitalen Schreibtischbuchung via App. In modernen Büros sind Mitarbeiter nämlich nicht mehr an einen Platz gebunden, im Gegenteil.

Mobile Devices lösen etwa Desktop-Rechner ab, um Flexibilität zu fördern und Arbeitsdaten überall abrufbar zu machen. So können sich Mitarbeiter frei im Gebäude bewegen und den Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen auswählen. Einen ruhigen Ort, um konzentrierter zu arbeiten? Einen großen Besprechungsraum, für ein Brainstorming im Team? Einen Schreibtisch, der die Arbeit im Sitzen und im Stehen ermöglicht? Fest steht: Büros bilden die Kulisse für den Erfolg und im Smartoffice bestimmt der Mitarbeiter wie und wann er einen Platz im Büro nutzt.

Was können Sprachassistenten im Smartoffice?

Aber je flexibler die Raumnutzung, desto wichtiger ist auch die Kommunikation. Damit die Verständigung in einem Smartoffice reibungslos funktioniert, braucht es demnach neue Kommunikationstechnologien. Hier kommen die Sprachassistenten ins Spiel. Bisher kannte man die cleveren Anwendungen eher aus dem privaten bzw. Smarthome-Bereich. Doch seit einiger Zeit bieten die großen Hersteller auch Business-Varianten ihrer sprechenden Helfer an.

Alexa for Business

Amazon machte mit „Alexa for Business“ den Anfang. Dieses Sprachsystem repräsentiert bis dato die klassische, persönliche Assistenz. Mit speziellen Skills unterstützt Alexa Mitarbeiter am Arbeitsplatz, indem sie Termine einträgt oder an Besprechungen erinnert. Sie bestellt auf Wunsch Büromaterialen, startet Meetings und ruft ggf. die gewünschten Teilnehmer an. Über ein Raumbuchungs-Tool kann Alexa zudem Konferenzräume organisieren und Auskunft über freie Alternativen geben. Und seitdem Amazons Sprachassistent mit Microsofts Lösung „Cortana“ zusammenarbeiten kann, hat Alexa sogar Zugriff auf Office, Outlook und Co.

Watson

Konkurrenz bekommt Amazon unter anderem von IBM. Denn mit dem Sprachassistenten „Watson“ bietet IBM eine maßgeschneiderte und individualisierbare Alternative. Er braucht weder eine Hardware Box, noch gibt es vorgegebene Sprachbefehle, wie es bei Alexa der Fall ist. Bei Watson handelt es sich um eine semantische Suchmaschine, die den Sinn einer natürlich gestellten Frage erfassen kann. Die Datenbank, aus der er die Antwort ermittelt, besteht ebenfalls aus natürlich formulierten Texten. Die Mitarbeiter entwickeln also individuelle Kommandos, die zu ihnen und dem Unternehmen passen. Dadurch wird die gesamte Kommunikation mit dem Sprachassistenten natürlicher und intuitiver. Diese Form der Software könnte letztlich in vielen unterschiedlichen Bereichen helfen, auch komplexere Entscheidungen zu treffen – etwa in der medizinischen Diagnostik. Doch unabhängig vom Hersteller und der eigenen Branche gilt: Unternehmen können mittels Sprachassistent Prozesse vereinfachen und manche sogar automatisieren.

Wie werden Gebäude in Zukunft geplant?

Smartoffice-Anwendungen können sogar noch mehr. Denn dank der Netzwerkfähigkeit sowie der zunehmenden Speicher- bzw. Rechenleistung in den Cloudsystemen, lässt sich auch das Gebäudeverhalten komplett digital gestalten. Vom Brandschutz-, über das Sicherheitssystem, bis hin zum Energieverbrauch – das Smartoffice setzt moderne Gebäudetechnik vielseitig ein. Beispielsweise durch eine Vernetzung mit dem aktuellen Wetterbericht: Das Gebäude reagiert je nach Tageszeit und Wetterlage mit entsprechender Beleuchtung oder Temperaturregulierung. Gleichzeitig kann es mit den Nutzern interagieren, sich Vorlieben der Mitarbeiter in den verschiedenen Räumen merken und sich so automatisch an die Bedürfnisse anpassen.

Was hat das Unternehmen vom Smartoffice?

Schlussendlich sollte sich ein Smartoffice aber auch aus Unternehmersicht rentieren, denn die Umstellung bringt natürlich Kosten mit sich. Doch die Liste der positiven Auswirkungen ist lang, denn richtig umgesetzt fördert das Smartoffice:

Produktivität
Flexibilität
Kreativität
Teamgeist
Sicherheit
Nachhaltigkeit
effiziente Gebäudenutzung

Smartoffices setzen moderne Gebäudetechnik ein, um das Wohlbefinden und folglich auch die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu stärken. Unternehmen können so nicht nur ihre Mitarbeiter längerfristig halten, sondern im hart umkämpften Fachkräftewettbewerb neue Talente für sich gewinnen. Außerdem helfen die generierten Daten dabei, Belegungen zu verstehen und Büroflächen dann so zu gestalten, dass jeder Platz optimal genutzt wird. Das Smartoffice kann also durchaus den Geschäftserfolg positiv beeinflussen sowie Energiekosten einsparen. Gerne möchten wir Sie bei Ihren innovativen Vorhaben und Zukunftsvisionen unterstützen. Erfahren Sie mehr über die Unternehmer-Milliarde.