Den Firmenumzug clever anpacken

Jeder, der schon einmal privat umgezogen ist, weiß, wie nervenaufreibend das sein kann. Wenn man denkt, jetzt ist endlich alles verpackt, tauchen doch noch überall Kleinigkeiten auf. Und der Strom ist auch noch nicht abgemeldet. Ein Firmenumzug birgt ähnliche Fallen, bewegt sich hingegen in anderen Dimensionen. Je nach Größe des Unternehmens kann so ein Umzug deshalb eine echte Herausforderung darstellen. Eine Herausforderung, die es mit guter Planung und Koordination zu bewältigen gilt. Denn je früher und strukturierter Sie an die Sache herangehen, desto reibungsloser wird Ihr Firmenumzug ablaufen. Wir zeigen Ihnen, wie es geht und woran Sie denken müssen.

Das Übersiedeln klar kommunizieren

Ein reibungsloser Firmenumzug benötigt viel Vorlaufzeit. Sobald Sie das passende Objekt gefunden haben, geht es auch schon los. Das heißt, Sie beginnen mit der Planung mindestens drei bis sechs Monate vor dem festgelegten Stichtag. Als Erstes sollten Sie natürlich den alten Mietvertrag kündigen und den neuen unterschreiben. Dabei das detaillierte Übergabeprotokoll nicht vergessen. Anschließend müssen Sie alle wichtigen Stakeholder (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Aktionäre etc.) über den Firmenumzug informieren. Sollten Sie den Sitz etwa in eine andere Stadt verlegen, kann dies auch weitreichende Auswirkungen auf einige Stakeholder haben. Folglich sollten Sie Ihre Mitarbeiter umgehend auf den Firmenumzug vorbereiten und diesen proaktiv an Ihre Kunden kommunizieren.

Damit einher gehen auch die Änderungen aller Firmeneinträge in Registern, bei Banken, Versicherungen, Krankenkassen und auf Internetplattformen. Schließlich sollen Interessenten Ihre Firma auch in Zukunft verlässlich finden. Insbesondere falsche Informationen im Internet führen oftmals dazu, dass potenzielle Kunden abspringen. Vergessen Sie in diesem Zuge nicht, einen Nachsendeauftrag bei der Post anzumelden.

Gute Planung ist alles beim Firmenumzug

Sind erst alle mit im Boot, geht es bei der Planung ans Eingemachte. Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan und überlegen, an welcher Stelle Sie auf Dritte angewiesen sind. Die alten wie die neuen Büroräume müssen gegebenenfalls renoviert werden, das bedeutet: Rechtzeitig verschiedene Angebote von Handwerkern sowie Umzugsfirmen einholen, fixe Termine vereinbaren und im Zeitplan vermerken. Sie legen folglich einen genauen Termin für den Firmenumzug fest. Je nach Unternehmensgröße müssen auch schon einmal mehrere Umzugstage geplant werden. Dann macht es beispielsweise Sinn, die Abteilungen einzeln zu übersiedeln.

Alles Weitere richtet sich nach diesen Daten. Etwa der Ablesetag für Wasser, Strom und Gaswerk, die Reinigung des alten Objekts oder die Deinstallation aller Anlagen und EDV-Geräte. Dies ist gleichzeitig eine hervorragende Gelegenheit, um alle technischen Geräte und auch die Möbel zu checken. Was ist defekt? Was müssen Sie ersetzen? An welcher Stelle gibt es Erneuerungsbedarf? Alle ausrangierten Gegenstände müssen fachgerecht entsorgt werden. Klären Sie daher mit Ihrer Umzugsfirma, ob dieser Posten mit abgedeckt ist.

Firmenumzug als Neustart nutzen

Neues Büro, neues Glück – oder zumindest der perfekte Anlass, um Neuerungen anzustoßen und umzusetzen. Überdenken Sie doch einmal die bisherigen Arbeitsabläufe und erstellen danach einen Sitzplan für die neuen Räumlichkeiten. Beziehen Sie an dieser Stelle auch Ihre Mitarbeiter mit ein. Fragen Sie nach, ob es Wünsche oder Verbesserungsvorschläge gibt. Eventuell bietet es sich an, auch technisch den nächsten Schritt zu gehen. Zahlreiche innovative Unternehmen entwickeln bereits intelligente Lösungen, um Büroräume und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Erfahren Sie mehr über das Büro der Zukunft: das Smartoffice.

Die letzten Wochen bis zum Firmenumzug

Spätestens einen Monat vor dem Übersiedeln sollte alles unter Dach und Fach sein. Dazu lassen Sie sich am besten noch einmal alle festgelegten Termine bestätigen. Wer hat in Ihrem Unternehmen einen Büroschlüssel? Auch für diese Übergabe gibt es spätestens jetzt einen Fälligkeitstag. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem alten Vermieter die Abrechnungen und nehmen Sie die Betriebskostenabrechnung sowie die Zählerstände in das Übergabeprotokoll mit auf. Nun ist es auch an der Zeit, die alten und neuen Nachbarn über den Firmenumzug zu informieren. So vermeiden Sie zum Neustart Ärger wegen Lärm oder Ähnlichem. Wenn Sie kein Umzugsunternehmen beauftragen, müssen Sie sich um ausreichend Verpackungsmaterial und um Verpflegung für die Helfer kümmern. Denn mit vollem Magen lässt es sich gleich viel besser anpacken.

Koordiniert und kontrolliert übersiedeln

Am großen Tag des Firmenumzugs zeigt sich letztlich, wie gut Ihre Planung war. Ist vorab alles gut koordiniert, fallen während der Übersiedlung kaum noch Arbeiten an. Sie selbst müssen dann lediglich die einzelnen Schritte kontrollieren, während sich die beauftragten Firmen um alles kümmern. Sind beim Umzug Schäden entstanden und die Büroräume im ehemaligen Gebäude vernünftig gereinigt? Sind alle Geräte fachgerecht installiert? Seien Sie hier noch einmal besonders akribisch und nehmen Sie alle Punkte in die entsprechenden Übergabeprotokolle mit auf. Die anfallenden Rechnungen sollten Sie zudem gesammelt für die Steuerklärung ablegen. Wenn letztlich alles an Ort und Stelle ist, die Schlüssel übergeben und die Firmenschilder angebracht sind, dann fehlt bloß noch die Einweihungsfeier.

Checkliste zum Firmenumzug

Alten Mietvertrag kündigen und neuen unterschreiben
Alle wichtigen Stakeholder über den Firmenumzug informieren
Sämtliche Firmeneinträge in Registern, bei Banken, Versicherungen, Krankenkassen, auf Internetplattformen etc. ändern
Nachsendeauftrag bei der Post anmelden
Umzugsdatum bzw. -daten festlegen
Realistischen Zeitplan mit allen Terminen erstellen
Termine mit Umzugsfirma, Handwerkern und Reinigungskräften vereinbaren
Ablesetermin für Strom, Wasser und Gas fixieren
Alle Möbel und technischen Geräte checken, ggf. durch Neue ersetzen
Arbeitsabläufe überdenken, Neuerungen anstoßen
Sitzpläne erstellen
Abrechnungen mit dem alten Vermieter prüfen, Zählerstände in das Übergabeprotokoll mitaufnehmen
Alte und neue Nachbarn über den Firmenumzug informieren
Ggf. Verpackungsmaterial und Catering organisieren
Beim Übersiedeln alle Schritte kontrollieren und entsprechende Übergabeprotokolle anfertigen