Urlaubsvertretung: Wie KMU gut über den Sommer kommen

Do: Wissen teilen. Sind Mitarbeitende auf Urlaub, fehlt nicht nur Kapazität, sondern es fehlen auch individuelle Skills und spezifisches Wissen – sei es zur Handhabung von Maschinen, Projektabläufen oder den Bedürfnissen einzelner Kund:innen. Wichtig ist daher, zeitgerecht für eine geordnete Übergabe und einen umfassenden Wissenstransfer zu sorgen.

FAQ: Was beinhaltet der Wissenstransfer an eine Urlaubsvertretung?

Wichtige Termine, offene Aufgaben, Kontaktdaten, Zuständigkeiten sowie Fristen und Informationen zu laufenden Projekten und Aufträgen.
Schriftliche Aufzeichnungen bzw. Projektdatenbanken mit allen relevanten Dokumenten helfen, mit Urlaubsvertretungen die gewohnte Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten.

Wann soll der Wissenstransfer an eine Urlaubsvertretung starten?

Im Idealfall findet der Wissenstransfer kontinuierlich statt.

Wie funktioniert der kontinuierliche Wissenstransfer?

Do: Prozesse dokumentieren und Wissen breit im Unternehmen verteilen.
Wenn mehrere Personen grundlegende Abläufe kennen und Zugriff auf die nötigen Informationen haben, sind Unternehmen in der Ferienzeit, aber auch in Krankheitsfällen, besser aufgestellt und flexibler.

Don’t: Wissen nur bei einzelnen Mitarbeitenden bündeln. Fällt eine Person aus, entsteht schnell ein Engpass. Nicht nur bei Urlaubsvertretungen kosten fehlende Informationen Zeit und erhöhen das Fehler-Risiko.

Ein weiteres wichtiges To-Do: Die Urlaubsvertretung nach außen kommunizieren

Informieren Sie Partnerfirmen und Kundschaft, wenn Ansprechpersonen im Urlaub sind. Automatische Abwesenheitsnotizen sollten für die gesamte Dauer des Urlaubs aktiv sein und klar kommunizieren, ab wann die Person wieder erreichbar ist und wer sie bis dahin vertritt.

Don’t: Kunden im Unklaren lassen. Nicht beantwortete E-Mails oder fehlende Erreichbarkeit wirkt unprofessionell, kostet Vertrauen und oft auch Kundschaft.

Was tun bei personellen Engpässen?

Hilfreich sind flexible Arbeitsmodelle oder temporäre Unterstützung durch freie Mitarbeitende bzw. externe Dienstleister:innen. Ebenfalls empfehlenswert: Nicht dringende Aufgaben verschieben. Realistische Erwartungen und eine klare Priorisierung während der Urlaubszeit entlasten Teams und reduzieren Stress.

Do: Urlaubsvertretung als Chance nutzen. Sind ältere oder wechselwillige Mitarbeitende auf Urlaub, können potenzielle Nachfolger:innen als Urlaubsvertretung Erfahrung in ihrem – möglicherweise – künftigen Aufgabengebiet sammeln. Die Urlaubszeit ist auch eine gute Gelegenheit karenzierte Mitarbeitende als Urlaubsvertretung für einen reibungslosen Wiedereinstieg vorzubereiten: Dieser Aspekt wird in einer Studie der Arbeiterkammer untersucht.

Don’t: Mitarbeitende überbelasten. Wer ohnehin viel um die Ohren hat, sollte nicht zusätzlich aufwändige Agenden im Zuge einer Urlaubsvertretung übernehmen müssen. Das führt zu Überbelastungen, Fehlern, Frust. Überstunden am laufenden Band während der Sommermonate wirken sich negativ auf Motivation und Produktivität aus.
Weitere Infos rund um das Thema Urlaub in Betrieben finden Sie bei der WKO und der AK sowie hier im Unternehmensserviceportal.
TIPP: Ein kurzes Feedback-Gespräch nach dem Urlaub hilft, die Vertretungsregeln fürs nächste Jahr zu optimieren.