Bald Pflicht: PDFs barrierefrei erstellen

Wer den aktuellen Tätigkeitsbericht des ÖZIV (Interessenvertretung für Menschen mit Behinderungen) als PDF herunterlädt kann sehen – und hören – wie ein barrierefreies PDF funktioniert. Bislang haben nur wenige Unternehmen ihre digitalen Dokumente barrierefrei gestaltet und aufbereitet. Das ändert sich nun. Das österreichische Barrierefreiheitsgesetz tritt mit 28. Juni 2025 in Kraft, womit der European Accessibility Act (EAA) eingehalten wird. Diese Regelung eröffnet neue Horizonte für Verbraucher:innen und Unternehmen. Barrierefreie PDFs sind ein wichtiger Teil dieser Regelung. 

Wer profitiert vom European Accessibility Act?

Etwa 1,9 Millionen Menschen mit unterschiedlichen Formen von Einschränkungen leben laut Statistik Austria in Österreich. Nicht alle von ihnen sind auf ein barrierefreies Internet angewiesen – dafür profitieren aber auch andere Gruppen, etwa Menschen mit Leseschwäche, von digitaler Barrierefreiheit. Unternehmen, die digitale Barrierefreiheit umsetzen, halten neue gesetzliche Vorgaben ein, erweitern gleichzeitig ihre Reichweite und sprechen mehr Menschen mit ihren Inhalten an.

EU-Richtlinie für digitale Barrierefreiheit

Der EU-Richtlinie EAA zufolge müssen Webseiten, mobile Anwendungen und digitale Dokumente so gestaltet sein, dass sie auch für Personen mit visuellen, auditiven, motorischen oder kognitiven Einschränkungen ohne Barrieren nutzbar sind. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was das für PDFs bedeutet.

Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen

Bei Dokumenten im PDF-Format entsteht die Barriere hauptsächlich dann, wenn der Sehsinn oder die Lesefähigkeit der User:innen eingeschränkt ist. PDF-Dokumente sind primär für die visuelle Informationsübertragung gemacht. In seltenen Fällen enthalten PDFs auch Audiospuren, dies kann bei einer Einschränkung des Gehörsinns eine Barriere darstellen. Ein barrierefreies PDF macht den gesamten Inhalt auch ohne Einschränkungen rezipierbar. Im ersten Schritt bedeutet das meistens: Sie stellen den Inhalt nicht nur visuell, sondern auch auditiv zur Verfügung. Dazu müssen Sie nicht den gesamten Inhalt zusätzlich als Audio aufnehmen – es reicht, sicherzustellen, dass das Dokument vorlesbar ist. 

Barrierefreie PDF-Dokumente rezipieren

Eine meist Screenreader genannte Software übersetzt Text- oder Bildinformationen so, dass sie entweder über eine Sprachausgabe akustisch oder über die Braillezeile taktil wahrnehmbar werden. User und Userinnen brauchen dazu nur die entsprechende Wiedergabeoption, zum Beispiel „Sprachausgabe“, zu aktivieren.

Wichtig beim Erstellen von barrierefreien PDFs

• Achten Sie auf einen klaren Aufbau, damit der Screenreader in der richtigen Reihenfolge vorliest. Dabei helfen eindeutig definierte Überschriften. Eine Herausforderung für das Erfassen der korrekten Reihenfolge können doppelseitige Layouts oder Faltbroschüren sein.
• Ebenfalls wichtig: Gut lesbare Schriften und kräftige Kontraste.
• Für inhaltlich relevante Bilder muss ein erklärender Text eingegeben werden, den der Screenreader vorliest – siehe das Beispiel zu Beginn dieses Beitrags.
• Jeder Baustein des PDF-Dokuments muss getaggt sein, sprich: Eine spezielle Kennzeichnung verrät dem Screenreader, ob es sich um eine Überschrift, einen Bildtext, eine Liste oder einen Link handelt. Transformiert man beispielsweise ein Dokument aus Microsoft Word oder Adobe InDesign ins PDF-Format, kann man es als „Tagged PDF“ exportieren. Manche Versionen und Programme ermöglichen das Erstellen von barrierefreien Tags bzw. barrierefreien PDFs.

• Tipp: Online abrufbare Video-Tutorials, aber auch Unternehmen, helfen beim Erstellen von barrierefreien PDFs.

Warum Barrierefreiheit jetzt wichtig ist

Nicht nur Userinnen und User profitieren, sondern auch Unternehmen:

• Erweiterte Zielgruppen: Mit barrierefreien digitalen Angeboten erreichen Sie Menschen mit Beeinträchtigungen, Leseschwäche sowie ältere Nutzerinnen und Nutzer besser.
• Bessere Usability für alle Nutzer und Nutzerinnen
• SEO-Vorteile: Barrierefreie Dokumente und Webseiten haben oft eine bessere Platzierung in Suchmaschinen.
• Image-Faktor: Inklusion verbessert die Wahrnehmung am Markt und den Markenwert.

Welche Unternehmen sind nicht betroffen?

Ausnahmen vom Barrierefreiheitsgesetz gelten für Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von weniger als zwei Millionen Euro.

Was passiert, wenn sich Unternehmen nicht daran halten?

Das Sozialministerium wird die Einhaltung der neuen Regel kontrollieren. Bei Verstößen können Verwaltungsstrafen von bis zu 80.000 Euro drohen.