Outsourcing mit Verstand

Ob IT-Dienste, Cloud-Services, Start-ups, die Finanzdienstleistungen übernehmen – immer mehr Services eines Unternehmens lassen sich komfortabel auslagern, damit sich ein Betrieb stärker auf seine Kernkompetenzen fokussieren kann. Durch Outsourcing kann ein Betrieb effektiver werden und schneller wachsen. Man nutzt das Know-how eines Dienstleisters, der sich vollkommen auf den ausgelagerten Bereich spezialisiert und damit Qualität garantiert. Als Unternehmer muss man jedoch genau hinterfragen, in welchen Bereichen ein Auslagern tatsächlich Sinn macht und welche Kompetenzen man lieber im eigenen Haus behält.

Ein regelrechter Outsourcing-Boom

Vor der Pandemie gab es gerade bei Klein- und Mittelbetrieben häufig Vorbehalte gegenüber dem Auslagern von Teilen der Produktion. In den letzten Jahren erlebte Outsourcing jedoch einen Boom. Unternehmen versuchen sich so schlank wie möglich aufzustellen, um Kosten zu sparen und flexibel zu bleiben. Hinzu kommt, dass der Markt immer mehr Dienstleister hervorbringt, die sich als Outsourcing-Partner anbieten. Damit wächst die Chance auf den optimalen Partner, andererseits erleichtert die größere Auswahl auch den Wechsel von Outsourcing-Partnern, wenn gewünschte Erwartungen nicht eintreffen. Voraussetzung ist, dass diese Eventualitäten vertraglich berücksichtigt werden.

Die Effizienz wird gesteigert

Die wichtigsten Gründe fürs Outsourcing liegen auf der Hand: Man spart Energie, Zeit, Geld und Nerven, wenn man jene Bereiche auslagert, die in fremden Händen besser aufgehoben sind als in den eigenen. Zum Beispiel kann eine gute IT-Infrastruktur mit Kosten verbunden sein, die sich für ein kleines Unternehmen nicht rentieren, vor allem nicht, wenn die Kernkompetenzen in ganz anderen Bereichen liegen. Man erspart sich mit einem Outsourcing-Partner Ressourcen und teures Fachpersonal.

Finanzdienstleister erweisen sich als Outsourcing-Profis

Im Finanzdienstleistungssektor ist Outsourcing eine gelebte Praxis. Viele Finanz- und Kreditinstitute lagern Prozesse und Aktivitäten an professionelle Dienstleister aus. Besonders beliebt ist die Zusammenarbeit mit FinTechs. Laut PwC-Studie zeigt sich, dass die Nutzung von Cloud Services deutlich zulegt. Viele Finanzdienstleister sehen ihre Outsourcing-Partner auch als langjährige strategische Partner.

Bequemlichkeit darf kein Argument sein

In der Regel wird auf Outsourcing zurückgegriffen, wenn besonderes Know-how benötigt wird, das intern nicht gegeben ist und Experten von außerhalb besser geeignet sind. Auslagern zahlt sich aus, wenn der Aufwand und die Kosten nicht in Balance mit dem Nutzen stehen. Allerdings bringt das große Angebot an externen Dienstleistern auch den Nebeneffekt, dass es für viele Betriebe verlockend ist, Bereiche auszulagern, die man selbst ebenso gut erledigen könnte. Eine Kosten-Nutzen-Rechnung bringt Klarheit. In diese Rechnung gehören einerseits die Kosten für Anschaffung, Personal, Ressourcen usw. den Outsourcingkosten gegenübergestellt, andererseits sollte man auch die kurz-, mittel- und langfristigen Effekte miteinbeziehen. Man gewinnt zwar in der Regel Zeit durch das Auslagern bestimmter Elemente des Unternehmens, allerdings muss man auch bedenken, dass Outsourcing einen erhöhten Kommunikationsbedarf mit externen Dienstleistern bedarf.

Kostenwahrheit auf den Tisch legen

Es kann durchaus sein, dass sich Anschaffungs- und Personalkosten, die kurzfristig höher sind als die externen Dienstleistungen, auf lange Sicht Ersparnisse erzielen. Laut Expertenmeinungen sollten die Ersparnisse, die durch das Outsourcing erzielt werden, bei mindestens 20 Prozent liegen. Es gilt auch die unterschiedlichsten Szenarien durchzuspielen: Pandemien, Lockdowns, Blackouts, Inflation, Konkurs, usw. Wie ist es in den unterschiedlichsten Situationen um die Abhängigkeit bestellt, wenn bestimmte Dienste ausgelagert sind?

Man kann nicht unmittelbar eingreifen, wenn die Qualität des Outsourcing-Partners nachlässt. Qualitätsverluste, die extern verursacht werden, fallen dann trotzdem auf das Unternehmen zurück. Vor allem sollte man sich der Gefahr bewusst sein, was passiert, wenn der Outsourcing-Partner plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht und das Fachwissen komplett verloren geht. Vorsicht geboten ist bei sensiblen Daten. Man muss sich also immer fragen, welches firmeninterne Wissen man durch ein Auslagern an Dritte weitergibt und welche Risiken sich dadurch ergeben. Basis bei der Wahl der Outsourcing-Partner ist daher ein gutes Vertrauensverhältnis.

IT-Infrastruktur wird am liebsten ausgelagert

Bei großen Unternehmen hat es Tradition, Dienste wie Security oder Reinigung extern zu vergeben. Auch im Bereich Human Resources (HR) schätzen immer mehr Unternehmen die Qualität von Outsourcing-Partnern. Fachkräfte sind Mangelware – ebenfalls ein Grund, warum Unternehmen einzelne Bereiche lieber an Drittanbieter weitergeben, anstatt mühevoll Fachkräfte aufzubauen. Unübersehbar ist aber freilich das Outsourcing-Potenzial im IT-Bereich. Zunehmend mehr KMU legen die gesamte IT in externe Hände und verzichten komplett auf eine eigene IT-Abteilung. Andere wiederum lagern nur einzelne Bereiche aus.

Neue Trends beim Outsourcing

Neben klassischen Outsourcing entscheiden sich KMUs gerne für sogenannte Managed Services. Sie lagern IT-Prozesse und Teilbereiche an Managed Service Provider (MSP) aus. Auf diese Weise behält man die eigenen Experten im Haus, die aber durch MSP entlastet werden können. Häufig werden auch Online-Marketing oder die Entwicklung von Social-Media-Strategien oder der Aufbau von Web-Designs ausgelagert. Auffallend ist die Zunahme an Dienstleistern, die sich auf Cybersecurity und Datenschutz spezialisieren und Unternehmen bei der Vorbeugung gegen Cyber-Bedrohungen und Datenschutzverletzungen unterstützen. In Mode kommt bei KMUs auch Offshore-Outsourcing. Hier greift man bei Auslagern auf einen Dienstleister aus einem anderen Markt zurück.

Künstliche Intelligenz

Das Voranschreiten der Künstlichen Intelligenz wird dafür sorgen, dass es auch immer mehr Angebote für Outsourcing-Dienste im Bereich KI geben wird. Bei allen Auslagerungsplänen sollten sich die Unternehmer aber stets vor Augen führen, welche Auswirkungen das Outsourcing auf das Arbeitsklima hat. Es braucht Feingefühl, um Mitarbeitern nicht das Gefühl zu geben, die nächsten zu sein, die ihren Job verlieren. Outsourcing verlangt nach Weitblick und Verstand.