Selbstständigkeit: Nutzen Sie die Vorteile

Im Vordergrund jedes Unternehmers steht natürlich der wirtschaftliche Erfolg. Damit dieses Ziel leichter erreicht werden kann und die Selbstständigkeit auch funktioniert, muss der Gründer die Basis für ein angenehmes Arbeitsumfeld schaffen und sollte darauf achten, die Vorteile zu nutzen, die ihm als Unternehmer zur Verfügung stehen. Vom Auto als Dienstfahrzeug über die idealen Business-Tarife für Internet und Smartphone bis hin zu steuerlichen Vorteilen bei Dienstreisen und über die Investition in Fonds.

Zeit nehmen fürs optimale Büro

Die Firmenidee ist geboren, das Unternehmen gegründet. Jetzt geht’s ans Arbeiten. Für Ihr Unternehmerdasein brauchen Sie zuerst einmal das optimale Büro. Für EPUs kann das Homeoffice genügen. Ob alleine, wenige oder viele Mitarbeiter, in einem ersten Schritt sollte man sich im klaren sein, was das optimale Büro können muss, welche Dinge unerlässlich sind und in welchen Bereichen Kompromissbereitschaft besteht. Gerade Neulinge in der Selbstständigkeit verfügen meist nicht über das Budget, sich große Büros leisten zu können. Es lohnt sich die Überlegung, ob die Einmietung in möblierte Übergangsbüros Sinn macht. Speziell, wenn sich die Performance neuer Unternehmen nicht abschätzen lässt, ist es von Vorteil, wenn man von einem Bürostandort nicht abhängig ist, vertraglich flexibel ist und sich jederzeit der wirtschaftlichen Situation anpassen kann.

Die Angebote für Co-Working-Spaces steigen. Hier können Unternehmer Synergieeffekte nutzen, zum Beispiel durch Vernetzungsmöglichkeiten. Besonders Start-ups schätzen die Dynamik von Co-Working-Spaces. Wichtiger Entscheidungspunkt ist der Standort. Randlagen sind naturgemäß günstiger als Stadtzentren. Auch hier können geteilte Arbeitsräume die Chance bieten, sich Büros in zentralen Lagen zu leisten. Die Immobilien-Zauberformel „Lage, Lage, Lage“ muss nicht für jede Branche und jedes Unternehmen zutreffen.

Das Auto in die Betriebsausgaben integrieren

Für viele Unternehmer hat ein Firmenwagen hohe Priorität. EPUs sollten sich überlegen, ob sich das eigene Fahrzeug für die betriebliche Nutzung ins Firmenvermögen einbeziehen lässt. Ein Firmenwagen ist mit zahlreichen rechtlichen und steuerlichen Aspekte verbunden. Daher gilt es im Vorfeld, sich genau damit auseinanderzusetzen, wofür man ein Dienstfahrzeug benötigt. Zum Beispiel als Transportmittel, für die Akquise oder Kundenbetreuung. Stark im Fokus stehen natürlich die Kosten und die Frage, welcher Kostenanteil betrieblich geltend gemacht werden kann. Dazu gehört die Analyse, ob das Fahrzeug zu mehr oder weniger als die Hälfte unternehmerisch genutzt wird. Ab 50 Prozent kann der Firmenwagen als Firmenvermögen eingeordnet werden. Dann lassen sich Anschaffung, Haltung und der Betrieb als Betriebsausgaben aufnehmen.

Nur in seltenen Fällen wird der Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt. Versteuern lässt sich der Firmenwagen über die „1 Prozent Regelung“ oder mit einem Fahrtenbuch. Liegt die betriebliche Nutzung unter 50 Prozent wird ein Fahrtenbuch geführt, um die Kosten zu ermitteln, die als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Handschriftlich geführte Fahrtenbücher sind sehr fehleranfällig. Experten raten zu elektronischen Fahrtenbüchern. Wird das Fahrzeug unter zehn Prozent betrieblich genutzt, können keinerlei Kosten als Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Die Wahl zwischen Autokauf und Leasing

Zuvor ist aber auch die Frage nach der Finanzierung des Fahrzeuges oder des Fuhrparks von Bedeutung: Kauf oder Leasing. Schließlich wirkt sich der Kauf eines Fahrzeuges und natürlich erst recht einer ganzen Flotte, auf die Liquidität des Unternehmens aus. Das lässt viele zur Leasing-Variante greifen, weil die Liquidität nicht so stark beeinflusst wird wie bei einem Kauf. Mit dem Leasing steigen allerdings die monatlichen Fixkosten. Experten raten dazu, die Preisdifferenz zwischen Kauf und Leasing gewissenhaft abzuwägen. Bei der Anschaffung eines Fuhrparks entscheiden nicht nur finanzielle und steuerliche Überlegungen, sondern durchaus auch Attraktivität der Flotte. Denn ein attraktiver Firmenfuhrpark – etwa E-Fahrzeuge – dient unter anderem für die Akquise neuer Mitarbeiter. Fürs Fuhrpark- und Flottenmanagement gibt es unterstützende Softwarelösungen.

Dienstreisen zur Steuerminderung

Bei Dienstreisen im Zuge der Selbstständigkeit lassen sich viele Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgaben absetzen. Wie zum Beispiel die Fahrtkosten. Der Ansatz eines Kilometergeldes ist jedoch nur für Fahrzeuge im Privatvermögen zulässig. Wenn die betriebliche Nutzung also unter 50 Prozent liegt, lassen sich die anteiligen nachgewiesenen Kosten oder das Kilometergeld für Dienstfahrten als Betriebsausgaben auslegen. Selbstverständlich fallen auch Aufwendungen für diverse Verkehrsmittel unter Fahrtkosten. Unabhängig von den Fahrtkosten kann man bei Dienstreisen auch Tagesgelder – sogenannte Diäten – absetzen. Es bedarf aber exakter Aufzeichnungen über die Reise für das Finanzamt. Zum Beispiel Rechnungsbelege, Terminplan, Kontaktpersonen usw. Zudem macht es einen Unterschied, ob man im Inland oder Ausland unterwegs ist. Bei Auslandsreisen ist für den Verpflegungsmehraufwand ein höherer Betrag möglich. Bei den Diätensätzen gibt es für das Ausland aber keinen Vorsteuerabzug in Österreich. Generell gehören im Zuge einer Dienstreise auch Geschäftsessen zu Aufwendungen, die teilweise abgeschrieben werden können. Dadurch reduzieren sich andererseits die Tagesdiäten.

Die Art der Business-Gespräche ändert sich

Für Unternehmen gibt es für Internet und Smartphones eigene Business-Tarifmodelle, die in der Selbstständigkeit allemal von Vorteil sind. Hier lassen sich Pakete ganz gezielt auf die individuellen Bedürfnisse schnüren. Business ist jedoch nicht Business. Um hier wirklich den optimalen Tarif zu ermitteln, muss der Unternehmer wissen, welche Datenvolumen im Monat anfallen, wie lange und in welchen Tarifzonen telefoniert wird. Es gilt also Surf- und Telefonierverhalten zu analysieren. Vor allem beim Datenvolumen des Mobiles Internet macht es einen Unterschied, ob man mit 1 GB auskommt oder ob man monatlich rund 30 GB benötigt.

Genauso macht nicht für jeden Unternehmer automatisch ein 5G-Smartphone-Tarif Sinn. Da immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten und Online-Meetings an der Tagesordnung stehen, bietet sich für viele Unternehmer auch die Möglichkeit von cloud-basierten Telefonlösungen an – also internetbasierte Telefonie. Vorteil ist die Standortunabhängigkeit. Eine physische Telefonanlage ist nicht mehr Grundvoraussetzung, weil sie sich virtuell in der Cloud befindet. Je nach Tarif-Paket lassen sich unterschiedlichste Features integrieren, wie etwa Anrufbeantworter oder Weiterleitungen auf Mobilfunkgeräte.

Selbstständigkeit: Steuern senken mit Fonds

Selbständige fallen um den 13. und 14. Monatsgehalt. Umso wichtiger ist es, sich den Gewinnfreibetrag zu sichern. Etwa durch Fonds. Wird ein Teil des Gewinnes in Wertpapiere investiert, erhält der Unternehmer einen unversteuerten Gewinnfreibetrag. Allerdings kommen nicht alle Fonds und Anleihen für den Gewinnfreibetrag infrage. Die Wertpapiere müssen bestimmte Kriterien erfüllen und unter die Kategorie §14 fallen und sehr konservativ sein. Zu dieser Kategorie zählen etwa Wohnbauanleihen, Misch- und Immobilienfonds. Der Gewinnfreibetrag hängt vom Unternehmensgewinn ab. Wer unter 30.000 Euro Gewinn pro Jahr liegt, muss nicht investieren und kann bei der Finanz einen Grundfreibetrag von 13 Prozent geltend machen. Bei Gewinnen darüber sind die Gewinnfreibeträge gestaffelt.