So wird das Homeoffice zur Chance

Die Ereignisse überschlagen sich dieser Tage und das Coronavirus stellt Österreichs Unternehmer auf die Probe. Inzwischen lautet das Gebot der Stunde: Wem es möglich ist, der solle seine Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Für die meisten Unternehmer wie Arbeitnehmer ist dies jedoch eine völlig neue Arbeitssituation. Sorgen und Fragen machen sich hierzulande breit – angefangen bei der nötigen Infrastruktur bis hin zur digitalen Kommunikation. Daher sollten Sie gerade jetzt das Homeoffice strukturiert planen, kommunizieren und umsetzen. So können Sie sogar neue Chancen für zukünftige Arbeitsprozesse erkennen und vom remote Arbeiten profitieren. Mit folgenden Tipps möchten wir Sie dabei unterstützen.

Die technische Ausstattung fürs Homeoffice

Damit Ihre Mitarbeiter und natürlich auch Sie selbst zu Hause loslegen können, brauchen Sie das richtige Equipment sowie eine vernünftige Infrastruktur. Zunächst benötigen alle ein Arbeitsgerät, das (wenn möglich) auf dem neusten Stand ist. Am besten eignen sich mobile Devices wie Laptops oder Tablets. Neben dem aktuellen Betriebssystem müssen alle wichtigen Programme, Vorlagen und ggf. ein VPN-Zugang installiert sein. Es ist wichtig, dass das Gerät nicht veraltet ist, damit auch innovative Arbeits-Tools problemlos laufen.

Im Homeoffice besteht schnell die Gefahr, berufliche Telefonate mit dem privaten Smartphone zu führen. Davon sollten Sie dringend absehen, denn Diensthandys gehören ebenfalls zur Homeoffice-Grundausstattung. Wenn Ihre Mitarbeiter im Büro mit zwei Bildschirmen arbeiten, ermöglichen Sie dies auch am Heimarbeitsplatz. Gleiches gilt für Tastatur, Maus, Headset, USB-Adapter und weiteres Zubehör. Erstellen Sie dazu eine Verleihliste, damit Sie nicht den Überblick verlieren und später alle Geräte wieder ihren Platz im Büro finden. Und nicht vergessen: Etwaige Ladekabel müssen auch mit nach Hause.

Unterstützung bei IT-Fragen

Vom sicheren Einloggen im Firmenserver bis hin zur Installation neuer Tools – im Homeoffice sind Ihre Mitarbeiter technisch auf sich allein gestellt. IT-Manuals und Anleitungen für die wichtigsten Software-Applikationen sind eine hervorragende Unterstützung. Sie haben keine eigene IT-Abteilung? Betrauen Sie einen versierten Mitarbeiter mit der Erstellung der Manuals. Zusätzlich können Sie einen Verantwortlichen definieren, der seine Kollegen bei etwaigen Technik-Fragen unterstützt. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern hier besonderes Verständnis entgegen. Manch einer ist vielleicht nicht so technikaffin wie andere.

Kommunikation hat im Homeoffice Priorität

Ob über den Schreibtisch, am Drucker oder beim Kaffee kochen, im Büro passieren viele Abstimmungen ganz nebenbei. Im Homeoffice wird einem das erst klar, wenn man plötzlich den Hörer in die Hand nehmen muss, um den aktuellen Projektstatus abzufragen. Daher ist es beim remote Arbeiten besonders wichtig, die regelmäßige Kommunikation aufrecht zu halten. Bedeutet das, ständig alle Mitarbeiter reihum anzurufen? Nein, es geht auch einfacher. Telefone und E-Mails bekommen heute Unterstützung von smarten Tools, die Videochats und Konferenzschaltungen ermöglichen. Ob über Skype, Microsoft Teams oder Google Hangouts – Fakt ist, regelmäßige Video-Calls strukturieren Abläufe und festigen den Zusammenhalt im Team. Legen Sie ein Kommunikationstools fest, mit dem alle im Homeoffice arbeiten können. Dann tackten Sie nach Bedarf tägliche oder wöchentliche Abstimmungstermine mit Ihren Mitarbeitern ein. So können übrigens auch Kundentermine problemlos digital stattfinden.

Achtung vor social distancing

Führungskräfte sollten in dieser besonderen Situation auch die persönliche Ebene berücksichtigen. Nicht jeder Mitarbeiter ist für das Homeoffice gemacht oder hat zu Hause die optimalen Arbeitsbedingungen. Seien Sie daher nachsichtig und sprechen auch persönlich mit Ihren Angestellten. In einem Vier-Ohren-Gespräch erfahren Sie, wer an welcher Stelle Unterstützung benötigt. Lob sowie regelmäßiger Austausch sind wichtig, um den Mitarbeitern Sicherheit und Wertschätzung zu vermitteln. Regen Sie dahingehen auch digitale Kaffeepausen unter den Kollegen an, schließlich sind viele momentan allein zu Hause. Sozialer Austausch fördert die Motivation, die Produktivität und den Teamgeist. Haben Sie schon einmal über eine virtuelle After-Work-Party nachgedacht?

Im Homeoffice Transparenz schaffen

Die größte Herausforderung des Homeoffice ist aber sicherlich die Transparenz. Natürlich müssen insbesondere für Führungskräfte Arbeitsfortschritte nachvollziehbar sein. Zum Glück gibt es auch dafür hilfreiche digitale Tools, die obendrein zusätzliche Struktur schaffen. Angefangen bei Time-Tracking-Apps wie Timr oder Toggl: Mit ihrer Hilfe lassen sich Arbeitszeiten und Aufgaben unkompliziert festhalten. Digitale To-Do-Listen und Projektmanagement-Tools ermöglichen transparentes Arbeiten und erleichtern die interne Abstimmung. Bei Anbietern wie Microsoft To Do oder Asana können Projekte angelegt und die Aufgaben den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden. Jeder Beteiligte hat darauf Zugriff, sodass er Fortschritte eigenständig dokumentieren kann. Aber im Büro sieht man sofort, ob jemand am Platz ist und im Homeoffice nicht. Falsch! Ob witzige Essens-Emojis für die Mittagspause oder eine „Bin gleich zurück“-Markierung, die Kommunikationstools bieten simple Möglichkeiten, um die Verfügbarkeit anzugeben. Wenn sich alle an diese Vorgaben halten und Sie auf die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter setzen, wird das Homeoffice zu einer echten Digitalisierungs-Chance.

Top Tools fürs Homeoffice

Digitale Tools erleichtern das Arbeiten von zu Hause und ermöglichen die Koordination auch auf Distanz. So können Sie auf Ihre Mitarbeiter vertrauen, ohne zusätzlichen Druck aufzubauen. Hier finden Sie unsere Top Tools:

Timr ist ein sehr umfangreiches Zeiterfassungstool für Arbeits- und Projektzeiten. Das Besondere ist die zusätzliche Fahrtenbuchfunktion. Außerdem lässt sich die smarte App sowohl online als auch offline verwenden. Und am Ende des Tages kann der User seine Zeiten ganz einfach am PC auswerten.
Trello eignet sich besonders gut, um Redaktionspläne und neue Ideen im Team auszutauschen sowie Projekte zu planen. Da alle Mitglieder auf ein Board zugreifen können, ist diese innovative App vor allem für kleine Teams interessant.
Microsoft To Do zeigt alle anstehenden Projekte auf einen Blick. Die zugehörigen Aufgaben samt Deadline können den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden. Zusätzliche Priorisierungen sorgen für einen strukturierten Tagesablauf.
Microsoft Teams ermöglicht – wie es der Name schon sagt – digitale Teamarbeit. Dadurch können Arbeitsabläufe vereinfacht und Projekte auch auf Distanz gemanagt werden. Zudem lassen sich Videokonferenzen von überall abhalten. Dabei können die Teilnehmer ihre Bildschirme oder Dokumente direkt miteinander teilen.
Dropbox kennen inzwischen die meisten, aber verwendet sie auch jeder? Die App eignet sich hervorragend, um Inhalte und Dokumente im Team oder mit seinen Kunden zu teilen. Jeder hat Zugriff, kann Dateien hoch- und herunterladen, geräteübergreifend, von zu Hause und unterwegs.

Als Hausbank der Unternehmer/innen sind wir in diesen herausfordernden Zeiten für Sie da. Erfahren Sie mehr.