Inventur: Mit der richtigen Vorbereitung Zeit sparen

Zählen, Messen, Wiegen: Eine Inventur ist arbeitsintensiv und zeitaufwendig. Diese körperliche Bestandaufnahme der Vermögensgegenstände zu einem bestimmten Zeitpunkt wird oft als lästige Pflicht gesehen. Oft muss deswegen das Unternehmen geschlossen werden, es kommt zu Umsatzeinbußen. Die Durchführung einer Inventur ist aber nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch für das Jahresergebnis wichtig. Sie dient der Korrektur von Soll- und Ist-Bestand, deckt Verluste durch Schwund oder Diebstahl auf, gibt Hinweise auf die Produktperformance, hilft, die Preispolitik zu überprüfen. 

Eine Inventur liefert somit wichtige Einblicke für das Unternehmen. Vielen Firmen graut es trotzdem vor dem damit verbundenen Aufwand. Auch bei der Inventur gilt: Gute Vorbereitung ist das halbe Leben. Je besser die Bestandsaufnahme organisiert ist und je mehr man sich dabei an den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Inventur orientiert, desto weniger Arbeit kommt auf das Unternehmen am Inventurtag selbst zu.

Der Zeitplan für die Inventur

In vielen Unternehmen wird die Inventur am Bilanzstichtag pünktlich zum Jahresende durchgeführt. Zu klären ist, ob die Bestandaufnahme bei laufendem oder reduziertem Betrieb durchgeführt werden kann – oder ob das Unternehmen geschlossen werden muss. Beginn und Ende der Inventur sind von der leitenden Person der haushaltsführenden Stelle der Inventurleitung vorzugeben. Für den Zeitraum der Durchführung der Inventur ist sicherzustellen, dass keine Bestandsveränderungen eintreten. 

Der Sachplan: Abgrenzen und zuordnen

Lager, Verkaufsräume, Verkehrsflächen, Büros und Produktionsstätten müssen von dem Inventurverantwortlichen eingeteilt werden. Im Sachplan werden nach örtlichen und/oder sachlichen Gesichtspunkten eindeutige Inventurbereiche festgelegt. Damit soll eine exakte Abgrenzung und Zuordnung der Aufgaben des Aufnahmepersonals gewährleistet werden. Überschneidungen, Mehrfacherfassungen und Erfassungslücken sollen dadurch ausgeschlossen werden.

Personalplanung: Einteilen und schulen

Für die Durchführung und Koordination der Bestandsaufnahme braucht es einen Inventurleiter. Er ist dafür verantwortlich, dass die Inventur ordnungsgemäß und zweckgerichtet abläuft. Das weitere Inventurpersonal, also die Aufnahmeteams bestehend aus einem Ansager und einem Aufschreiber, ist entsprechend zu schulen (Mit eigenen Leuten zählen oder Aushilfen beschäftigen?).

Wie muss die Dokumentation ablaufen und aussehen? Ohne klare Regeln passieren Fehler. In einer Inventuranweisung sollten die wichtigsten Eckpunkte der Inventur und Grundsätze bei der Durchführung der Bestandsaufnahme festgehalten werden. Diese sollte den beteiligten Mitarbeitenden zeitnah ausgehändigt werden. In einem beigefügten Lageplan ist angegeben, welches Aufnahmeteam an welchen Orten und in welchen Räumen tätig sein wird. Der Inventurleiter sollte den Inventurablauf außerdem unmittelbar vor der eigentlichen Zählung in einer kurzen Besprechung skizzieren.

Weitere Vorbereitungen für die Bestandsaufnahme

• Benötigte Hilfsmittel bereitstellen: Aufnahmeformulare, Zähllisten, Stifte, Scanner oder sonstige Erfassungsgeräte, Notizzettel, Steighilfen, Waagen, Kisten etc. – für eine Inventur werden einige Hilfsmittel benötigt. Diese erst zu suchen, wenn man sie braucht, ist für die beteiligten Mitarbeitenden mühsam und führt zu Verzögerungen.
• Bereiten Sie die Inventurbereiche vor: Schaffen Sie in den Lagern und bei den Arbeitsstellen schon vor der Inventur Ordnung, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Wenn man während der Bestandsaufnahme auch noch aufräumen und saubermachen muss, rutscht die Stimmung schnell in den Keller. Stellen Sie Bestände zusammen und ordnen Sie diese übersichtlich. Kontrollieren Sie die korrekte Kennzeichnung der Artikel, stellen Sie fremde Vorräte aber auch defekte bzw. beschädigte Waren getrennt ab und kennzeichnen Sie diese entsprechend.

Tipps für die reibungslose Durchführung

• Halten Sie die Laune der Aufnahmeteams hoch. Vor allem gegen Ende eines Inventurtages besteht die Gefahr, dass sich Fehler einschleichen. Regelmäßige Pausen, ausreichend Getränke und Snacks helfen, die Konzentration und Aufmerksamkeit trotz der eintönigen Zählung aufrechtzuerhalten.
• Führen Sie während der Inventur in bereits abgeschlossenen Bereichen Stichprobenkontrollen durch, um mögliche Differenzen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Ein einheitliches Zählen (von oben nach unten, von links nach rechts) erleichtert vor allem die Lagerinventur.
• Die Mitarbeitenden sollten bei der Inventur nicht in ihrem gewöhnlichen Arbeitsbereich eingesetzt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie aus Betriebsblindheit oder Befangenheit Fehler machen, ist recht hoch.
• Damit nicht Fehlzählungen zugunsten der angenommenen Menge entstehen, sollte das Aufnahmeteam niemals den Soll-Bestand wissen.