Durch kluges Management das Business pushen

Zeit ist Geld

Stimmt schon, Kosten-Management verbindet man in erster Linie mit großen Unternehmen. Sogenannte „Controller“ achten darauf, dass die Leistungserbringung eines Betriebs passt und analysiert die Wirtschaftlichkeit einzelner Bereiche oder Produkte mit dem Ziel, Unternehmenserfolge zu maximieren. Aber Kostenmanagement macht auch für Selbstständige wie EPUs oder KMUs Sinn, die kein eigenes oder nur ein kleines Unternehmen haben. Denn es hilft, kurz- und langfristig profitabel zu wirtschaften – und das betrifft auch jeden „Einzelkämpfer“. Selbst als Ein-Mann-Unternehmen muss man seine Kostenstruktur kennen. Für Selbständige ist die wirtschaftliche Existenz sogar schwieriger als für Angestellte, weil man völlig alleine die Verantwortung trägt, am Markt zu bestehen und stets Umsatz zu lukrieren. Daher sollte sich jeder Selbstständige bewusst einmal die Zeit nehmen, um sich zu fragen: Was kann ich tun, um mein Business zu optimieren?

Durch Zeit-Management Entlastung schaffen

In einem Angestelltenverhältnis schreibt der Vorgesetzte vor, was zu tun ist. Als Selbstständiger ist man selber dafür verantwortlich, sich diese Struktur zu schaffen. Bedeutet, dass man sein eigenes Zeitmanagement im Griff haben muss. Dazu sollte man einen Plan erstellen, in dem man festhält, welche Schritte unternommen werden müssen, damit das Geschäft in einem festgelegten Zeitraum besser läuft. Erster Stolperstein ist bereits, sich aktiv die Zeit für diese Planerstellung zu nehmen. Man muss sich diesen Termin fix wie einen Geschäftstermin in den Kalender eintragen, denn wenn jemand schon daran scheitert, zu optimieren, dann tritt man ewig im Hamsterrad. Regel 1 lautet daher: Zeit nehmen fürs Zeitmanagement. Die Vorteile der Optimierung liegen auf der Hand. Es verhindert, dass man sich auspowert. Man beugt Übermüdung und Ausgebranntheit vor. Vor allem aber gibt ein gutes, kompaktes Zeit- und Kostenmanagement ein sichereres Gefühl und wirkt somit auch auf die Psyche erholsam.

Den Kostentreiber finden

Gerade in Krisenzeiten ist die Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben unverzichtbar. Ein effizientes Zeit- und Kostenmanagement erleichtert den Alltag, weil man sich den Überblick verschafft, wo sich Kosten sparen lassen und wo man investieren sollte. Liquidität muss gesichert sein, um seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können. Mit Kostenmanagement hat man zum Beispiel alle relevanten Unternehmensdaten oder die Entwicklung der Liquidität des Unternehmens stets im Blickfeld. Es lassen sich Schwachstellen bzw. unnötige Kostenfresser leichter ausfindig machen und man sieht, wo die Stärken und Schwächen der Finanzplanung liegen. Zudem schafft ein gut organisiertes Zeit- und Ressourcenmanagement Freiräume, die man für seine Kernkompetenzen aufwenden kann.

Kosten-Management-Tools nutzen

Steuerberater sind eine gute Anlaufstelle für Kostenmanagement. Es gibt aber auch immer effizientere digitale Unterstützung in Form von Kosten-Management-Tools, die dem Nutzer sehr viel Arbeit abnehmen und zuverlässig funktionieren. Die Digitalisierung macht es für Unternehmer einfacher, sich zu organisieren – in allen Belangen. So wächst unter anderem auch das Angebot an hilfreichen Apps für das Thema Kostenmanagement. Zum Beispiel gibt es Finanzmanagement-Apps, die in Echtzeit Konto- und Umsatzinformationen des Unternehmens aufs Smartphone schicken können. Manche Apps haben „Warnfunktionen“, die sofort Alarm schlagen, wenn im Finanzplan etwas aus dem Ruder läuft. Je nach Finanzbildung, IT-Kenntnissen, Prioritäten und Bedürfnissen eignen sich unterschiedliche Programme. Hier empfiehlt es sich, Testversionen durchzuspielen und sich anzusehen, welche Varianten am besten zum User passen. Hat man sich erst einmal „zurechtgefunden“, nehmen die Apps dem Benutzer viel Arbeit ab und haben den Vorteil, dass man auch ohne große Kostenrechnungsfähigkeiten taugliches Kostenmanagement auf die Beine stellen kann.

Exkurs: Kostenmanagement-Experten

Die Unternehmensberatung EBA Executive Business Advice GmbH ist ein kompetenter Partner für Kostenmanagement.
Für Unternehmen, die ihre Kosten bereits selbst im Blick haben und klar erkennbare Kostenvorteile nutzen, ist das Beratungsunternehmen Costconsult geeignet. Die Experten helfen bei der Identifikation von Einsparpotenzialen bei Sach- und Dienstleistungskosten, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind.
SW Unitax GmbH bietet mit „Business Model Canvas“ Kostenmanagement für Start-up-Unternehmen.

Apps fürs besseres Zeit- und Kostenmanagement

Toggl: Erfasst die Zeit, die man beruflich tätig ist. So kann man Projekte zeitlich erfassen und besser kalkulieren. Die App ist kostenfrei.
Starkode: Bietet Apps für Kostenmanagement und Zeitmanagement, die Sinn machen, wenn man ein kleines Team hat und Projekte und Kosten im Griff haben möchte.
Rydoo: Kostenpflichtige Spesenmanagement-Software-Lösung, die aber eine Demo-Version hat, über die man testen kann, ob die Funktionen den Anforderungen entsprechen.