Projektmanagement

Für Unternehmer:innen gibt es viele Gründe ein Projekt zu starten: Das Alltagsgeschäft läuft blendend, wirtschaftliche Kapazitäten sind frei für Neues, oder eine Idee verlangt nach Verwirklichung oder aber die wirtschaftliche Situation des Unternehmens benötigt dringend einen zählbaren Erfolg. Vielfältig sind die Motive, die für ein Projekt sprechen und ebenso vielfältig bewährte Projektmanagement-Standards.

Von der Vision zur Wirklichkeit

Im Gegensatz zu Routineaufgaben mit häufig wiederholten Abläufen und definierten Ergebnissen, zielen Projekte grundsätzlich immer auf etwas Neues, nicht Vorhandenes, oft sind sie von Visionen geleitet. Der anregenden Haltung Einmaliges zu schaffen und kreativ zu sein, steht die Tatsache gegenüber, dass Projekte immer mit Risiko behaftet sind (was oft zu Furcht oder Vermeidung führt) und dass sie komplexe Fähigkeiten für die Verwirklichung verlangen und trotz ihrer mitunter großen Bedeutung für das Unternehmen in der Wirkung unvorhersehbar sind. Mangel an Erfahrung schlägt sich als Unbestimmtheit oder Unsicherheit nieder. Darüber hinaus sind sie immer mit Energieaufwand verbunden und stehen auch bei guter Planung unter Zeitdruck.

Die sieben W-Fragen

Gleich am Beginn einer Projektplanung gilt es folgende Fragen zu klären:

Was? Warum? Wie? Wann? Wer? Wo? Wieviel?

Nicht zufällig stehen die Fragen Was? und Warum? am Anfang. Inhalt und Gegenstand des Projekts werden in der Beantwortung der Was?-Frage beschrieben. Diese Definition sollte kurz, klar, verständlich, kommunizierbar und umfassend sein. Kommunizieren Sie dabei mit der Zielgruppe, erzeugen Sie Bilder. Wecken Sie Interesse und verführen Sie! Verkauf erfolgt immer über Emotionen! Lassen Sie die von Ihnen möglichst knapp gehaltene Definition gegenlesen. Die Einschätzungen des Lesers ist als die des quasi ersten Kunden zur Kenntnis zu nehmen. Die Beantwortung der Warum? Frage schafft Klarheit über die gegenwärtige und künftige Bedeutung des Projekts. Sowohl innerhalb des Unternehmens als auch in seiner Außenwirkung. Die Beantwortung beider Fragen ist eng mit der für Projekte unumgänglich notwendigen Umfeldanalyse verbunden.

Projektumfeldanalyse, Umfeldmanagement

Die Rahmenbedingungen von Projekten ändern sich immer rascher. Unerwartet auftretende Störgrößen im Projektverlauf verlangen die Entwicklung von Strukturen und Plänen im betriebsinternen als auch im äußeren Umfeld, beispielsweise die Berücksichtigung von wichtigen Interessensgruppen wie Behörden, Anrainern oder Umweltschutzgruppen. Betriebsintern ermöglicht gezieltes Umfeldmanagement die komplexe Einbettung von Projekten übersichtlich darzustellen. Das rechtzeitige Erkennen möglicher Einflussgrößen schafft die Basis für professionelles Agieren an Stelle von improvisiertem Reagieren.

Organisatorisch-sozial

Umfeldmanagement beginnt bereits in der Phase des Projektstarts. Zunächst wird das Projektumfeld bestimmt. Das bedeutet die ganzheitliche Betrachtung und systematische Auflistung aller Umfeldgrößen, die einen Einfluss auf das Projekt haben. Unterschieden werden organisatorisch-soziale und sachlich-inhaltliche Einflussgrößen: Organisatorisch-soziale Einflussgrößen werden durch einzelne Personen, Personengruppen oder Interessensgruppen an das Projekt herangetragen und fördern oder hemmen durch ihr Tun oder Unterlassen das Projekt in seinem Ablauf.

Sachlich-inhaltlich

Sachlich-inhaltliche Einflussgrößen entstehen dagegen nicht durch direktes Einwirken von Personen, sondern beispielsweise durch andere Projekte, Gesetze, Entstehung neuer Technologien oder Gegebenheiten von Märkten. Umfeldmanagement ist keine punktuelle Aktivität, sondern ein laufender Prozess.

Wissensfelder des Projektmanagements

Die Methode der Analyse des sozialen Umfelds wird auch oft als Stakeholder-Analyse bezeichnet. Neben dem Umfeldmanagemnat gibt es neun weitere Wissensfelder des Projektmanagements.

1. Integrationsmanagement: gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters. Es dient der optimalen Einbindung von Projektteilen und der beteiligten Personen bzw. Institutionen.

2. Umfangsmanagement: Das Management des Projektrahmens. Es sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Aber auch dafür notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt zu integrieren und entsprechend neu zu planen.

3. Zeitmanagement: Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligen Zielgruppen einbinden. Sollte beispielsweise verhindern, dass Projekte zu früh anfangen und dann stecken bleiben, weil auf fehlende Vorbereitungen noch gewartet werden muss.

4. Kostenmanagement: Um das gegebenen Budget zu halten, ist der Kostenverlauf ständig zu beobachten. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.

5. Qualitätsmanagement: umfasst die Standardisierung von Projektmanagementprozessen, die Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement.

6. Personalmanagement/Ressourcenmanagement: Beinhaltet die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung. Sind alle diese Wissensfelder mit geeigneten Personen besetzt? Wenn ja, was tun, wenn jemand ausfällt?
Bekommen Projektleiter Spezialisten an die Seite gestellt, falls sie welche brauchen. Viele Projekte konkurrieren mit anderen Projekte diesbezüglich. Gibt es Vertretung, falls ein Spezialist mal ausfällt? Können sich Mangager und andere Projektmitarbeiter:innen voll auf ihre Aufgabe konzentrieren?

7. Kommunikationsmanagement: Schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein und beansprucht nicht selten die Hälfte der Projektarbeit. Gerade wenn sich strategische Prioritäten im Laufe einer Projektverwirklichung als ziemlich unklar erweisen oder sich oft ändern. Die Entscheidung in wichtigen Fragen sollte nicht deswegen jemand überlassen bleiben, weil er am lautesten schreit.

8. Risikomanagement: Beinhaltet die projektspezifische, systematische Erfassung und Bewertung von Risiken für den Verlauf eines Projektes. Auf Basis einer Risikoanalyse werden vorbeugende Maßnahmen getroffen und Notfallkonzepte erstellt. Insbesondere bei komplexen Projekten von Bedeutung.

9. Beschaffungsmanagement: Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten. Die Bedeutung dieses Bereichs wurde auch Laien während der Corona-Pandemie immer wieder drastisch vor Augen geführt.

Am Ende steht das Projekt. Bei Erfolg wird es in die Unternehmensstruktur übernommen, ein Nicht-Erfolg führt entweder zu einem (besseren) Folgeprojekt oder wird als Unsinn erkannt und verworfen. Ein Projekt ohne erkennbares Ende ist ein verschlepptes Projekt und ist als solches besser aufzugeben.

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