Sowohl im Privatleben als auch im Beruf ist Zeit der einzige nicht vermehrbare Faktor. Bei Gütern, finanziellen Mitteln und in anderen Bereichen können wir durch effizientes Agieren nachbessern. Nicht so bei der Zeit. Um die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen, muss man ein passendes Zeitmanagement finden. Das klingt ein wenig verdächtig nach weiterer Belastung und noch mehr Stress. Das Gegenteil aber sollte der Fall sein: Gelungenes Zeitmanagement soll Arbeitsprozesse strukturieren helfen und dadurch Stress vermeiden.

Zielsetzung

Zeitmanagement beginnt mit einer klaren Zielsetzung. Wofür brauche ich meine Zeit eigentlich?
Dem naturgegbenen Zeitangebot gegenüber steht eine unendliche Vielfalt an Möglichkeiten, was ich in dieser Zeit tun kann. Hier gilt es erst einmal Klarheit über meine Zielsetzungen zu erhalten, dann kann ich beginnen, die dafür notwendige Zeit zu strukturieren.

Die Ausgangslage (er)kennen

Bin ich mir über meine Ziele im Klaren, muss ich mir ein Bild von meinem aktuellen persönlichen Umgang mit Zeit verschaffen. Das erfodert eine Übung, die tatsächlich Mehraufwand bedeutet und lästig ist: Ich muss die Ausgangslage analysieren, mich selbst über einen gewissen Zeitraum hinweg beobachten und meine Tätigkeiten protokollieren. So erhält man ein einfaches Bild von seinen Handlungsmustern und damit eine Grundlage für eine Matrix, nach der ich dann Arbeitszeit gestalten kann. Dafür kann man sich im Internet Programme besorgen oder aber einfach eine selbstgefertigte Liste verwenden.

Mono- oder polychron?

Nach dem US-amerikanischen Verhaltensforscher Edward T. Hall lässt sich menschliches Arbeitsverhalten in monochron und polychron unterscheiden. Der monochrone Typ schafft es eine Aufgabe nach der anderen hochkonzentriert zu erledigen. Orientiert an Plänen arbeitet er methodisch und lässt sich kaum stören während polychrone Typen laut Hall dazu neigen planlos an vielen Aufgaben gleichzeitig zu werken und dabei auch noch leicht abzulenken ist. Darüber hinaus sind sie ungeduldig und unstrukturiert. Es liegt auf der Hand, dass nach dieser Typologie monochrone Menschen leichter ein Zeitmanagement aufbauen und einhalten können (oder das bereits getan haben bzw. tun) als polychrone.

Erkenne dich selbst

Die nun folgenden Zeilen richten sich vor allem an Leser:innen, die polychrone Züge bei sich erkennen oder vermuten. Denjenigen, die jetzt fragen, ob es überhaupt noch Tipps zum Zeitmanagement braucht, wo man vieles davon ja schon oft gehört hat, sei mit einer Gegenfrage geantwortet: Haben Sie diese Tipps auch schon umgesetzt? Es ist hilfreich, brauchbare Tipps immer wieder ins Bewusstsein zu rufen. Auch sollte man erkennen, wozu man überhaupt in der Lage ist. Welche der schönen Tipps kann ich mit meiner Persönlichkeitsstruktur überhaupt realisieren? Schaffe ich das überhaupt, was ich da von mir verlange (ohne psychologische oder sonstige Betreuung)?

Tipps

Ein Klassiker des Zeitmanagement ist die ALPEN-Methode (nach Siewert). Ein Organisationsmittel, das die Arbeitsabläufe einer Zeitplanung unterwirft:

Alle Aufgaben aufschreiben
Länge der Bearbeitung schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen
Nachkontrolle

Kampf den Zeitdieben

Manche Zeitdiebe dringen von außen ein, andere lauern in uns selbst.

Zeitdiebe von außen:

Telefon: Anrufe unterbrechen oft konzentrierte Tätigkeiten. Man wird abgelenkt und braucht danach Zeit, um wieder ganz bei der ursprünglichen Aufgabe zu sein (Sägeblatt-Effekt, s.u.). Entscheiden Sie bewusst, für wen Sie wann erreichbar sein wollen, nehmen Sie Telefonate nicht immer an und bestimmen Sie den Zeitpunkt des Rückrufs selbst.

E-Mails: Eine mail poppt – oft mit Sound betont – auf dem Bildschirm auf. Schon sind Sie aus der Konzentration gerissen, auch wenn Sie nur „schnell drüberlesen“. Gehen Sie öfter offline und rufen Sie Ihre E.mails im Paket ab. Dann aber die E-mails nach Möglichkeit gleich bearbeiten und nicht zwischenlagern (siehe unten: Direkt-Prinzip).

Social Media: Was für E-Mails gilt, gilt hier noch stärker: Öfter einfach ausschalten!

Kolleg:innen, die vorbeikommen:
Ein vorab vereinbartes Zeichen könnte helfen, dass Kolleg:innen die eigene Arbeitszeit und die dazu notwendige Konzentration respektieren. Vielleicht hilft ein einfaches Türschild, wie man es aus dem Handel kennt, wenn man es passend am Schreibtisch platziert: We are open (oder eben nicht).

Arbeitsbedingungen: Lärm, schlechte Luft, Hitze oder Kälte, Ablenkung durch das Treiben im Flur oder im Großraumbüro oder auch vor dem Fenster.

Zeitdiebe, die in uns selbst hausen:

Nicht Nein-Sagen-Können, immer nett und höflich sein. Oder auch meinen, dass man selbst tatsächlich bei jeder Problemlösung unentbehrlich ist. Überlegen Sie, was zu häufiges Ja-Sagen eigentlich bringt.

Überhöhte Ansprüche: Ergebnisse müssen nicht immer absolut perfekt sein. Schriftverkehr beispielsweise knapp und sachlich formulieren, statt Literatur für die Ewigkeit zu schaffen.

Konzentrationsmangel, Sprunghaftigkeit: Von einer Aufgabe zur anderen wechseln. Anders als in der Schule, wo wir gelernt haben bei der Mathematikschularbeit mit den einfachen Beispielen zu beginnen, sollten wir im Beruf nicht die leichter zu erledigenden Aufgaben immer vorreihen. Die Abfolge der Erledigung sollte in der Regel von der Wichtigkeit der Aufgabe bestimmt werden. Auch ist es besser, eine Tätigkeit bis zum Ende zu bringen und abzuschließen statt vermeintlich oder tatsächlich leichter zu bewerkstellende Aufgaben vorzuziehen. Grund für Konzentrationsmangel sind oft fehlende Pausen und Stress. Machen Sie ausreichend Pausen.

Negative Grundhaltung („Das schaffe ich sowieso nicht“) wirkt lähmend: Bleiben Sie positiv und aktiv. Kommunizieren Sie proaktiv, wenn Sie in Terminnot geraten.

"Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit."

Napoleon I. Bonaparte

Fehlende Disziplin

Sogenannter Disziplinmangel muss nicht unbedingt charakterlich festgelegt sein. Unlust oder Tagträumerei, oder was sonst noch vordergründig als Fehlen von Disziplin erscheint, kann seine Ursachen auch in Sorgen und Ängsten der betroffenen Person haben. Oder auch darin, dass sie zu wenig von Zeitmanagement weiß…

Sägeblatt-Effekt

Wer bei einer konzentrierten Tätigkeit unterbrochen wird, erlebt den „Sägeblatt-Effekt“: Jede Störung – und sei sie noch so kurz – beansprucht nicht nur die Zeit der Unterbrechung an sich, sondern zusätzlich auch eine Wiederanlaufzeit, denn bei jeder Störung fahren Sie Ihre Konzentration auf null herunter. Und mit jeder weiteren Ablenkung verlängert sich die Wiederanlaufzeit. Am Ende des Tages haben Sie vielleicht eine Vielzahl kleiner Aufgaben erledigt, doch die Aufgabe, deren Lösung Sie sich eigentlich heute widmen wollten, blieb unvollendet. Was folgt sind Frust und Stress.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse unserer Arbeit mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse erfordern mit 80 Prozent des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit. Man definiere also jene 20 Prozent der Arbeit, die den Großteil (80%) des Ergebnisses bringen und verleihe ihnen hohe Priorität. Wenn man ehrlich ist, sind das oft die Aufgaben, um deren Erledigung man sich drückt.

Direkt-Prinzip

Entscheiden Sie immer sofort, wie Sie mit einer Situation umgehen, die an Sie herangetragen wird: sofort erledigen, terminisieren, delegieren, ablegen oder verwerfen.

Mehrfacher Profit

Wenn es gelingt, Zeitdiebe zu fassen, profitieren Sie mehrfach: Stress wird minimiert, Zufriedenheit, Selbstsicherheit und Anerkennung stellen sich ein infolge erreichter Ziele. Zeiträume öffnen sich für kreatives Denken und Handeln.

In seinem Buch „Eine Landkarte der Zeit“ empfiehlt Robert Levine „Multitemporalität“: „Die Fähigkeit zum raschen Handeln, wenn die Lage es erfordert, zum Loslassen, wenn der Druck vorüber ist, und ein Gespür für die vielen zeitlichen Zwischenstufen.“

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