Finanzprüfung 101: Je transparenter, desto einfacher

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Gut vorbereitet ist jede Finanzprüfung zu stemmen

Viele Unternehmer haben vor einer Sache am meisten Angst: einer Finanzprüfung. Mit den richtigen Tools kann man so einer Prüfung deutlich entspannter entgegenblicken. Es gibt mittlerweile viele (digitale) Unterstützungen, die bei Finanzprüfungen helfen und zu einem besseren Überblick über die finanziellen Möglichkeiten beitragen.

Der typische Ablauf

In erster Linie dient die Finanzprüfung dazu, die steuerlichen Sachverhalte eines Unternehmens auf Basis der im Rahmen der Steuerprüfung übermittelten Angaben mit den vorhandenen relevanten Geschäftsunterlagen abzugleichen. Heißt: Es wird kontrolliert, ob die übermittelten Steuerangaben mit der Realität übereinstimmen. Große Betriebe müssen in der Regel alle drei Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen. Kleine Unternehmen werden deutlich weniger überprüft – eine Rüstung für den Ernstfall ist aber immer sinnvoll. In der Regel muss eine Außenprüfung mindestens eine Woche vorher angekündigt werden. Häufig informiert das Finanzamt zuerst den beauftragten Steuerberater von der bevorstehenden Prüfung. Der Termin kann verschoben werden, wenn der Unternehmer Gründe vorbringen kann, wie etwa Krankheit, Urlaub oder wichtige Termine – wie zum Beispiel Messen.

Bei Lohnsteuer- oder Umsatzsteuernachschau, bzw. einer Steuerfahndung, kann die Prüfung auch ohne Voranmeldung stattfinden. In der Regel geht die Initiative der Betriebsprüfung vom Finanzamt aus, manchmal aber auch von Sozialversicherungen. Bei kleinen und mittleren Betrieben sind häufig Unterlagen der letzten drei Jahre vorzulegen, bei Großbetrieben meist längere Zeiträume. Je nach Größe eines Unternehmens kann eine Betriebsprüfung von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen dauern. Als Ort der Betriebsprüfung wird meist die Betriebsstätte oder die Räumlichkeit des Steuerberaters vereinbart. 

Corona wird viele Finanzprüfungen bringen

Die Corona-Pandemie mit den zeitweisen Lockdowns hat vielen Unternehmen nicht nur Umsatzeinbrüche gebracht, sondern auch Förderungen aus dem Härtefallfonds „beschert“. Durch das neue COVID-19-Förderungsprüfungsgesetz wurde sichergestellt, dass das Finanzamt auch Prüfungen von Zuschüssen, Garantien und Kurzarbeitsbeihilfen durchführen kann. Unternehmer müssen in diesem Fall belegen können, dass ihnen die Förderungen in den jeweiligen Auszahlungshöhen zustehen. Diese Prüfungen müssen nicht umgehend stattfinden, sondern können auch deutlich später passieren. Ebenfalls verschärftes Augenmerk wird die Finanzprüfung auf das Thema Kurzarbeit und Kurzarbeit-Beihilfe legen, denn jeder Zuschuss kann auf Plausibilität geprüft werden. 

Finanzamt legt Finger in die Wunden

Als Unternehmer kann man sich darauf vorbereiten, in welchen Fällen die Finanz besonders an der Richtigkeit der Daten interessiert ist: Zum Beispiel bei Kleinbetrag-Abrechnungen, Betriebsausgaben, Sonderabschreibungen, Investitionsabzugsbeträgen. Prüfer werfen erfahrungsgemäß auch ein kritisches Auge auf die private Nutzung von Firmenwagen, Telefon und Konten.

Typische Steuerfallen vermeiden

Der erste Eindruck zählt, und mit der Aufbereitung der Dokumente sorgt man dafür, welchen Vertrauensvorschuss der Betriebsprüfer dem Unternehmer entgegenbringt. Fehlende Unterlagen sind da ein No-go. Wurden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung nicht eingehalten, kann der Betriebsprüfer die Unterlagen sogar ablehnen. Wichtig ist, dass sich anhand der Unterlagen alle Sachverhalte nachvollziehen lassen. Das gilt sowohl für Dokumente in Papier- als auch in elektronischer Form. Ungereimtheiten wirken sich auf das Vertrauen aus: Häufen sich diese Fälle, neigt der Prüfer dazu, im Entscheidungsfall Schätzungen zu Lasten des Geprüften vorzunehmen.

Unauffällig bleiben ist die erste Regel

Eine gewissenhafte Buchhaltung hilft aber auch bei der Vermeidung von Finanzprüfungen, denn das Finanzamt veranlasst meist eine Betriebsprüfung, wenn der Eindruck entsteht, dass ein Unternehmer seine Buchführung oder Steuerzahlungen nicht im Griff hat. Hellhörig wird das Finanzamt, wenn die Steuererklärung Lücken aufweist, die Steuern nicht pünktlich bezahlt werden oder die Gewinne eines Unternehmens stark schwanken.

Professionellen Umgang bewahren

Die Professionalität zeigt sich auch im Umgang mit dem Betriebsprüfer, denn Voraussetzung ist ein respektvoller, kooperativer Umgang. Geprüfte Unternehmer haben eine Mitwirkungspflicht bei einer Finanzprüfung. Kommen sie dem nicht nach, kann es zu Strafzahlungen kommen. Eine bestimmte Distanziertheit ist dennoch wichtig: Bereits Essenseinladungen sind tabu. Der Betriebsprüfer kommt nicht auf einen Kaffeeplausch,  dementsprechend muss sich der Unternehmer auch in der Konversation professionell geben. Auch aus dem Smalltalk kann der Betriebsprüfer Ungereimtheiten heraushören, etwa wenn sich das Gespräch um private Themen dreht, wie etwa Urlaub, Hobbys, Krankheiten, Fahrzeuge usw.

Checkliste für die nächste Finanzprüfung

1. Korrekte Buchhaltung
2. Beim Heranziehen eines Steuerberaters sollte die Honorarobergrenze mit dem Steuerberater im Vorhinein festgelegt werden
3. Nachfragen des Betriebsprüfers nicht übereilt beantworten, sondern mit dem Steuerberater abklären

Das Bundesministerium für Finanzen bietet nützliche Apps an,  die bei einer Finanzprüfung den Ablauf erleichtern. Zum Beispiel die „Belegcheck-App“, mit der Unternehmer feststellen können, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde.