Sei es bei der Personalrekrutierung oder anstelle von Gehaltserhöhungen: Mit den richtigen Zusatzleistungen können sich Unternehmen als attraktive Arbeitgeber positionieren. Im Gegensatz zu Anreizsystemen wie Boni, Prämien und Incentives ist die Gewährung der Zusatzleistungen nicht an bestimmte Vorgaben bzw. eine Zielerreichung gekoppelt. Diese Benefits können eine lukrative Win-win-Situation darstellen, wenn sie wohlüberlegt sind. Denn zahlreiche Zusatzleistungen sind unter entsprechenden Bedingungen steuerfrei – und können dadurch für beide Seiten attraktiver als eine Brutto-Gehaltserhöhung sein. Hier bekommen Sie einen Auszug an möglichen steuerfreien Mitarbeiter-Benefits, der jedoch nicht ins Detail geht und somit eine professionelle Beratung zu dieser Frage nicht ersetzen kann. 

Auch wenn kleine Unternehmen bei Zusatzleistungen mitunter nicht mit den Großen mithalten können: Jeder Arbeitgeber kann auch trotz etwas geringerer Mittel mit Ideen einen guten Mix an Benefits zusammenstellen, die bei der Belegschaft gut ankommen. Denn bei diesen Nebenleistungen geht es nicht nur um Geld, es handelt sich um ergänzende Anerkennungen. Als Grundregel gilt jedenfalls: Individuelle Zusatzleistungen sind nur selten steuerfrei. Viele Benefits müssen der gesamten Belegschaft oder ganzen Mitarbeitergruppen gewährt werden, um steuerfrei zu sein.

Verschiedene Arten von Mitarbeiter-Benefits

• Essenszuschuss für Mitarbeitende: Pro Arbeitstag sind Gutscheine für Mahlzeiten (Essensbons für die außerbetriebliche Verköstigung) bis zu 8 Euro (bzw. bis zu 1.760 Euro pro Kalenderjahr) steuer- und sozialversicherungsbefreit. Barzuschüsse sind hingegen nicht begünstigt. Diese Essensbons gelten für Mahlzeiten, die von einer Gaststätte als Vollmenü angeboten bzw. von einem Lieferservice direkt an den Schreibtisch zugestellt werden – egal ob im Büro oder im Homeoffice). Bei Lebensmittelgutscheinen sind bis zu 2 Euro pro Arbeitstag steuerfrei. Die innerbetriebliche Verköstigung (etwa in einer Kantine, durch Getränke, Obst und Snacks) ist uneingeschränkt steuerfrei.

• Geschenkgutscheine (die etwa zu Weihnachten oder bei der jährlichen Firmenfeier überreicht werden) sind bis zu 186 Euro pro Kalenderjahr steuerfrei. Diese Gutscheine dürfen aber nicht in Bargeld eingetauscht werden können. Gutscheine, die einer Person zu individuellen Anlässen (etwa zum Geburtstag oder als Belohnung für herausragende Arbeit) überreicht werden, sind hingegen abgabepflichtig.

• Zuschüsse für Kinderbetreuungskosten sind bis maximal 2.000 Euro pro Kalenderjahr sozialabgaben- und lohnsteuerfrei. Voraussetzungen dafür sind, dass der oder die Mitarbeitende mehr als sechs Monate im Jahr Familienbeihilfe bezogen hat und das Kind zu Beginn des Kalenderjahres das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet hat.

• Rabatte für Mitarbeitende: Ermäßigungen von bis zu 20 Prozent auf den Verkaufspreis von Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen auch gewöhnlich den Kundinnen und Kunden anbietet, sind steuerfrei – unabhängig von der Höhe des Verkaufspreises. Übersteigt der Rabatt 20 Prozent, ist ein jährlicher Freibetrag von 1.000 Euro steuerfrei. Was beim Rabatt darüber hinausgeht, ist jedoch steuerpflichtig. Der Arbeitgeber hat alle einem Mitarbeitenden im Kalenderjahr gewährten Rabatte, die 20 Prozent übersteigen, aufzuzeichnen.

• Zuschüsse von Unternehmen für Vorsorgeleistungen wie Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherungen sind bis zu 300 Euro pro Jahr steuerfrei. Bei Mitarbeiterbeteiligungen am Unternehmen, seien es Aktien oder Anteile an einer GmbH, gilt bei der Steuerfreiheit eine Obergrenze von 3.000 Euro. Diese Beteiligungen unterliegen einer Behaltefrist von fünf Jahren. Seit 2022 kann der Arbeitgeber an aktive Mitarbeitende auch eine Gewinnbeteiligung steuerfrei gewähren, wenn diese pro Person im Jahr 3.000 Euro nicht übersteigt. Für die Berechnung wird das unternehmensrechtliche Ergebnis vor Zinsen und Steuern der im letzten Kalenderjahr endenden Wirtschaftsjahre herangezogen, so das Finanzministerium.

• Betriebsveranstaltungen als Benefit: Betriebsausflüge, Betriebsfeiern oder der Besuch von Kulturveranstaltungen sind für Unternehmen pro Person bis zu einem Betrag von 365 Euro jährlich abgabenfrei. Dabei muss die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung zwar allen aus der Belegschaft offenstehen, aber nicht verpflichtend sein.

• Öffi-Tickets: Klimaticket, Wochen-, Monats- oder Jahreskarte: Alle Ticketarten für öffentliche Verkehrsmittel, die für einen längeren Zeitraum gelten, sind steuerfrei. Einzelfahrscheine und Tageskarten zählen nicht dazu. Das Ticket muss außerdem zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig sein. Der Arbeitgebende kann die Kosten dafür vollständig oder teilweise übernehmen. 

• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Sportanlagen oder Fitnesscenter, die sich im Unternehmen befinden und den Mitarbeitenden kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellt werden, aber auch Maßnahmen zur Gesundheitsförderung und Prävention, soweit diese vom Leistungsangebot der gesetzlichen Krankenversicherung umfasst sind, sowie Impfaktionen sind von der Steuer befreit.