Diensthandy verloren: Was zu tun ist

Das Smartphone ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Ein verlorenes Firmenhandy ist aber nicht nur unangenehm, sondern gefährdet wichtige berufliche Daten. Wie man sich für den Notfall rüsten sollte.

Wer ein Smartphone besitzt, nimmt es auch fast überall mit hin. Es ist Kommunikationszentrale, Terminkalender, Bankfiliale und einiges mehr gleichermaßen. Daher ist dessen Verlust (sei es, weil es gestohlen wurde oder weil es verloren ging) weitaus mehr als nur eine leidige Angelegenheit. Es kann auch weitreichende Folgen haben – vor allem, wenn es sich um ein Diensthandy handelt. Stichwort Datensicherheit. Denn meistens werden auch vertrauliche Geschäftsinformationen, Kontakte zu wichtigen Kunden und Partnern sowie möglicherweise auch Zugänge zu Firmenkonten oder dem Unternehmensnetzwerk auf dem Diensthandy abgelegt. Und wehe, wenn diese in die falschen Hände geraten. Mit den richtigen Vorkehrungen und Maßnahmen können die Daten und das Unternehmen jedoch geschützt werden

Ist das Firmenhandy verloren gegangen oder gestohlen worden, haftet in der Regel der Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss jedoch für den Schaden aufkommen, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat

Firmenhandy verloren: Die ersten Schritte

Versuchen, das Smartphone zu orten, es klingeln zu lassen, einem möglichen Finder eine Nachricht am Sperrbildschirm zukommen zu lassen – wenn die entsprechenden Einstellungen am Diensthandy aktiviert wurden (siehe unten).
Den Arbeitgeber umgehend informieren.
Die SIM-Karte beim Telekommunikationsanbieter sperren lassen. Dadurch können keine zusätzlichen Kosten verursacht werden, sollte der Dieb teure, kostenpflichtige Telefongespräche führen oder den Datentarif überreizen.
Die Passwörter aller wichtiger Anwendungen ändern. So ist sichergestellt, dass man am Smartphone automatisch abgemeldet ist.
Verlustanzeige bei der Polizei erstatten. Dafür wird die Seriennummer des Smartphones benötigt. Diese sogenannte IMEI (International Mobile Station Equipment Identity), eine 15-stellige Zeichenfolge, ist der Fingerabdruck das Smartphones, mit dem es weltweit eindeutig identifiziert werden kann. Die IMEI des eigenen Smartphones erhält man, wenn man einfach die Tastenkombination „#06#“ im Ziffernblock des Telefons eingibt oder in den Geräteeinstellungen. Daher sollte man sich diese vorab bereits notiert haben.
Auf den Datenschutz achten: Durch den Verlust des Firmenhandys kann auch eine Datenschutzverletzung vorliegen. Wenn dadurch ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zu befürchten ist, hat der Arbeitgeber sowohl die betroffene Person als auch die österreichische Datenschutzbehörde darüber zu informieren.

Verlust des Diensthandys: Wer haftet?

Ist das Firmenhandy verloren gegangen oder gestohlen worden, haftet in der Regel der Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss jedoch für den Schaden aufkommen, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. Dazu zählt beispielsweise, wenn das Diensthandy ohne PIN-Absicherung über längere Zeit offen und unbeaufsichtigt liegen gelassen wurde.

Was passiert mit den Daten am Diensthandy?

Dies hängt davon ab, wie schwer es einem potenziellen Dieb gemacht wurde, auf das Firmenhandy zugreifen zu können.

Wie ist der Bildschirm gesperrt (PIN, Muster, Fingerprint etc.)?
Wurden die Passwörter oder Daten verschlüsselt abgelegt?
Lassen sich die Daten aus der Ferne löschen?

Wer erst handelt, wenn das Smartphone weg ist, ist bei der Datensicherheit wahrscheinlich zu spät dran. Das Diensthandy sollte bereits im Vorfeld gegen fremden Zugriff abgesichert werden. Je besser man sich auf den Fall des Verlusts vorbereitet und entsprechende Vorkehrungen trifft, desto höher stehen die Chancen, die Daten zu sichern und das Gerät wieder zu erhalten

Mobile Device Management nutzen

In größeren Unternehmen werden die Smartphones häufig von der IT-Abteilung zentral über ein Mobile Device Management (MDM) verwaltet. Geht das Firmenhandy verloren, kann es darüber geschützt werden. Mittels Mobile Device Management können aus der Ferne wichtige Daten auf dem Gerät gelöscht werden, mit denen auf das Mailkonto, Kontakte und Termine des Exchange-Servers, auf Cloud- und Webdienste oder auf Unternehmensserver zugegriffen werden. Im Notfall lässt sich das Diensthandy auch komplett sperren. Sinnvoll eingesetzt, bietet MDM aber auch allgemein mehr Sicherheit für sämtliche mobilen Endgeräte eines Unternehmens.

Das Diensthandy vorab sichern

Aber auch ohne Mobile Device Management lässt sich ein Diensthandy schützen. Es braucht die entsprechenden Voreinstellungen direkt am Smartphone, um es bei einem Verlust orten oder sperren zu können (weitere Informationen für Android-Geräte und für iPhones).

Dies sollte bei jedem Diensthandy einzeln im Vorfeld gemacht werden.

Für einige mag es wie eine Selbstverständlichkeit klingen, trotzdem sei hier noch einmal betont: Nutzen Sie die Mechanismen auf Ihrem Gerät, um den Bildschirm zu sperren (z.B. PIN, Fingerabdruck, FaceID). Als am wenigsten sicher gilt das Muster, am sichersten die FaceID.
Ortungsdienste & Co. aktivieren: Sowohl bei Apples iPhone (icloud.com/find) als auch bei jedem Android Smartphone (android.com/find) ist es möglich, das Gerät aus der Ferne orten, sperren und komplett löschen zu lassen. Hier einige Funktionen für den Fall der Fälle:

Smartphone klingeln lassen – unabhängig davon, ob es im Lautlos-Modus ist oder nicht.
Eine Nachricht für den Finder/Dieb anzeigen: In dem Fall wird eine selbst zu definierende Nachricht am Sperrbildschirm angezeigt.

Fast alle aktuellen Smartphones verfügen über Ortungsdienste. Damit kann der Standort des Telefons über ein anderes Smartphone oder per Computer ermitteln.
Das Gerät löschen: Hier werden sämtliche Daten vom Gerät gelöscht – somit kann ein Datenmissbrauch so gut wie ausgeschlossen werden. Nach dem Löschen kann das Smartphone allerdings nicht mehr geortet werden.

Sind Sie bereits für den potenziellen Verlust Ihres Diensthandys gerüstet?

Was tun, wenn das Diensthandy verloren wurde?

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Verlust des Diensthandys: Wer haftet?

Was passiert mit den Daten am Diensthandy?

Mobile Device Management nutzen

Das Diensthandy vorab sichern

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