Das Firmenauto im Realitätscheck: von A wie Anspruch bis Z wie Zweck

Kundentermine, Direktvertrieb oder einfach ein langer Arbeitsweg – ein Firmenauto ist in vielen Betrieben ein wichtiger Benefit. Vor der Anschaffung sehen sich UnternehmerInnen jedoch mit zahlreichen Fragen konfrontiert, auf die es nicht immer eindeutige Antworten gibt. Denn ein Firmenauto ist in erster Linie Verhandlungssache. Worauf Sie dabei achten sollten und welche Dinge doch gesetzlich geregelt sind, erfahren Sie hier.

Wer hat Anspruch auf ein Firmenauto?

Solange nicht vertraglich vorgesehen, hat per se niemand Anspruch auf ein Firmenauto. Das gilt für Arbeitgeber und Angestellte ebenso wie für Selbstständige. Denn insofern Privatfahrzeuge zur Verfügung stehen, könnten theoretisch auch diese für betriebliche Fahrten genutzt werden. In diesem Fall bedarf es einer Reisekostenabrechnung. Aber Privatfahrzeuge stehen vielleicht nicht immer zur Verfügung, weil sich z. B. ein Ehepaar das Auto teilt. Oder der Wagen eignet sich überhaupt nicht für den betrieblichen Zweck. Als UnternehmerIn sollten Sie daher abwägen, welchen Nutzen das Firmenauto erfüllen soll und wie häufig Fahrten anfallen. Entscheiden Sie sich für ein Firmenauto, sollten Sie sich jedoch das Widerrufsrecht vorbehalten.

Wer trägt welche Kosten?

Das Firmenauto ist auf Ihr Unternehmen zugelassen, damit ist das Unternehmen in der Regel der Fahrzeughalter und verantwortlich für den Versicherungsschutz. Zudem müssen Sie als ArbeitgeberIn den verkehrssicheren Zustand des Firmenautos garantieren. Das heißt, wenn Wartungs- oder Inspektionsarbeiten anfallen, muss das Unternehmen dafür aufkommen. Bei Betriebskosten wie Sprit oder Parkgebühren, die während der privaten Nutzung entstehen, sieht das schon anders aus. Diese können Sie an den Fahrer übertragen, insofern Sie das schriftlich festgelegt haben.

Darf man ein Firmenauto auch privat nutzen?

Jein. Denn das hängt ganz davon ab, was Sie vertraglich festhalten: Darf das Firmenauto uneingeschränkt genutzt werden? Oder gibt es einen begrenzten Rahmen für Privatfahrten? Wie sieht es mit Urlaubstrecken aus? Wer darf den Dienstwagen sonst noch fahren? Dürfen Haustiere transportiert werden? Diese und weitere Punkte können Sie vorab individuell vereinbaren. Treffen Sie nämlich keine Zusatzvereinbarung, darf lediglich der betreffende Mitarbeiter das Firmenauto lenken. Die erlaubten Privatkilometer richten sich dann nach dem sogenannten Sachbezug. Aber dazu später mehr. Möchten Sie Privatfahrten lieber ganz untersagen, sollten Sie auch das vertraglich regeln.

Was hat es mit dem Sachbezug auf sich?

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden das Firmenauto jedoch privat nutzen, dann gilt das rechtlich als geldwerter Vorteil. Und den muss der Fahrer als Sachbezug versteuern. Voraussetzung dafür ist, dass der Wagen auch tatsächlich als Firmenauto eingeordnet und dem steuerlichen Betriebsvermögen zugeschrieben wird. Bei unter zehn Prozent betrieblicher Nutzung handelt es sich nicht um einen Firmenwagen und zählt daher zu Ihrem steuerlichen Privatvermögen.

Der Sachbezug hängt sowohl von den Anschaffungskosten als auch von den CO2-Emissionen ab. Wird im Jahr der Erstzulassung der vorgeschriebene CO2-Emissions-Grenzwert nicht überschritten, dann fällt ein monatlicher Zuschlag von 1,5 % der Anschaffungskosten (maximal 720 Euro) an. Wird der Grenzwert hingegen überschritten, erhöht sich der Zuschlag auf 2 % der Anschaffungskosten (maximal 960 Euro).

Ausnahmen bei geringer Privatnutzung

Ihre privaten Fahrten liegen jährlich unter 6.000 Kilometern? Dann dürfen Sie sogar den halben Sachbezug, sprich 0,75 bzw. 1 % der Anschaffungskosten (max. 360 Euro bzw. 480 Euro) ansetzen. Voraussetzung dafür ist ein Fahrtenbuch, in dem der Fahrer sämtliche Strecken inklusive Kilometerstände dokumentiert. Unser Tipp: Nutzen Sie hierfür ein elektronisches Fahrtenbuch, welches z. B. in der von uns bereits vorgestellten App Timr integriert ist.

Welches Auto soll es werden und welchen Zweck erfüllt es?

Das Firmenauto bringt Sie nicht nur von A nach B, sondern ist gleichzeitig auch Ihr Aushängeschild. Daher sollte der Wagen zu Ihrem Unternehmen sowie den Anforderungen passen. Benötigen Sie viel Stauraum für Außentermine? Haben Sie eher gehobene Kundschaft? Bedenken Sie neben dem Modell auch die Farbe. Das Firmenauto wird gerne mit dem eigenen Logo beklebt. Die Farben sollten daher stimmig und Schriftzüge gut erkennbar sein.

Ein Firmenauto leasen oder kaufen?

Die Entscheidung ist gefallen, Sie wollen ein Firmenauto anschaffen. Spätestens jetzt müssen Sie sich über die Art der Anschaffung Gedanken machen: Nämlich Kauf oder Leasing? Beide Varianten haben sicherlich Vor- und Nachteile. Wenn Sie ein Fahrzeug leasen, können Sie sowohl die monatlichen Raten als auch die Leasingsonderzahlungen von der Steuer absetzen. Beim Kauf eines Firmenautos lassen sich die Betriebsausgaben über die Mindestnutzungsdauer von acht Jahren abschreiben. Nehmen Sie für den Kauf einen Kredit auf, gilt gleiches für die Zinsen.