Onboarding von Mitarbeitern: So erleichtert man den Start

Onboarding umfasst weit mehr als bloßes Einschulen neuer Mitarbeitender und beginnt schon lange vor deren erstem Tag im Job. Wie Unternehmen die Einarbeitungsphase angehen sollten.

Wir befinden uns in einem Arbeitnehmermarkt. Gut ausgebildete Fachkräfte sind begehrt und rar. Die Zeiten, als Unternehmen aus einer Vielzahl an Bewerberinnen und Bewerbern die für sie geeignetsten herauspicken konnten, sind seit geraumer Zeit vorbei. Umso wichtiger ist, neue Mitarbeitende nach der Einstellung auch langfristig zu halten. Die Basis dafür legt ein guter Onboarding-Prozess. Ein durchdachtes „An-Bord-holen“ trägt maßgeblich zum Wohlbefinden und zur Motivation von neuen Mitarbeitern bei. Es legt die Basis für eine gelungene Mitarbeiterbindung. Eine hohe Anfangsfluktuation, also wenn neue Mitarbeitende das Unternehmen schon innerhalb des ersten Jahres wieder verlassen, kostet viel Zeit und Geld.

Es muss erneut nach passenden Kandidatinnen oder Kandidaten gesucht werden, die Fluktuation drückt die Motivation im Team, während der Vakanzzeit ist meistens Mehrleistung notwendig. Wie arbeitet man einen neuen Mitarbeiter, eine neue Mitarbeiterin ein?

Warum Onboarding?

Ein systematisch durchgeführtes Onboarding kann Orientierungslosigkeit neuer Mitarbeitender verringern, Über- und Unterforderung vermeiden, ein realistisches und umfassendes Bild der Strukturen und Prozesse im Unternehmen vermitteln. Onboarding ist eine Art von Proof of Concept. Der Start in den neuen Job soll positiv im Gedächtnis bleiben. Dabei können Engagement und Eigeninitiative geweckt und die Integration beschleunigt werden. Zugleich können in der Onboarding-Phase Qualifikationsdefizite aufgedeckt und beseitigt werden.

Onboarding erfolgt auf vier Ebenen

Formales Onboarding: Dieses bezieht sich auf die rein organisatorischen und formalen Aspekte, also die Arbeitsplatzausstattung, Mailzugang, Visitenkarten etc.
Fachliches Onboarding: Hier geht es um das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich, die Vermittlung von Informationen zur Organisation, zu Workflows, Regeln oder Meetings, damit das neue Teammitglied entsprechend seiner Fähigkeiten eingesetzt werden kann.
Soziales Onboarding: Dabei liegt der Fokus auf dem Austausch und der Kommunikation mit direkten Kollegen, Vorgesetzten, Geschäftspartnern, Kunden.
Kulturelles Onboarding: Ziele, Visionen, Werte und Grundsätze des Unternehmens sollen nicht nur offiziell verkündet werden. Der oder die neue Mitarbeitende muss auch erfahren, wie diese im Unternehmen gelebt werden – und dies ist ein mittelfristiger Prozess.

Die Phasen des Onboardings

Es gibt kein allgemeingültiges Rezept für ein gelungenes Onboarding. Dieses hängt sehr stark von der Unternehmenskultur und -struktur ab. Außerdem handelt es sich dabei um einen Prozess, der ständig in Bewegung ist. Schließlich ist das Unternehmen selbst ja auch fortwährend Veränderungen unterworfen. An Onboarding-Ritualen sollte also regelmäßig gearbeitet werden. Damit man weiß, wo angesetzt werden muss, ist das Feedback der neuen Mitarbeitenden essenziell. Bei einer Umfrage von Haufe, einer Marke für Unternehmens- und Arbeitsplatzlösungen, sehen etwa sieben von zehn Befragten (68 %) weiterhin Verbesserungspotenzial beim Onboarding-Prozess in ihrem Unternehmen. Die Studie zeigt auch: Das Onboarding wird zum Großteil mit fachlichem Schwerpunkt gestaltet, die soziale und kulturelle Integration wird dabei stark vernachlässigt.

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag – Preboarding

In der Phase zwischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag liegen zwei Schwerpunkte vor: Das Unternehmen soll einerseits bereits aktiv Kontakt zur neuen Fachkraft aufnehmen. Es soll vorab signalisieren, sich um diese kümmern zu wollen. Das kann vom Zusenden wichtiger Informationen über das Gesamtunternehmen bis zu Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung reichen. Tipp: Nennen Sie explizit einen Ansprechpartner für Fragen vor dem Beginn der Zusammenarbeit. So weiß der neue Mitarbeitende, an wen er sich mit offenen Fragen wenden kann. Andererseits liegt der Fokus darauf, Internes, also Administratives zu erledigen, nötige Materialien und Utensilien zu bestellen, IT-Zugänge und notwendige digitale Tools zu beantragen. Dazu gehört auch, die bestehenden Mitarbeiter zu informieren, wer am Monatsersten zum ersten Mal zur Arbeit kommt.

Phase 2: Die erste Arbeitswoche

Der Arbeitsbeginn ist gekennzeichnet vom klassischen Kennenlernen des Teams und des Unternehmens. Dabei besteht, die Gefahr die neuen Mitarbeitenden am Anfang mit einer Welle an Informationen zu überfordern: Zahlreiche neue Namen, Gesichter und Funktionen, Einweisungen in unterschiedliche IT-Programme, Herumführen am Gelände. Ein ausgearbeiteter Einarbeitungsplan gibt dieser Onboarding-Phase deutlich mehr Struktur. Der erste Arbeitstag sollte ein angenehmes, entspanntes Erlebnis sein. Fünf unverzichtbare Schwerpunkte sollte ein guter Einarbeitungsplan enthalten:

Vorbereitung und Begrüßung
Informationsübergabe
Praktische Einarbeitung
Begleitung durch den Vorgesetzten
Übernahmeentscheidung

Der Einarbeitungsplan sollte auch im Team kommuniziert werden. So wissen alle Beteiligten frühzeitig, woran sie sind und was sie erwarten können. Dem Neuzugang sollte laufend ein größerer Überblick über das Unternehmen, die Dienstleistungen und die Produkte gegeben werden.

Phase 3: Die ersten 100 Tage

Es ist die Phase der Orientierung, in der die neue Fachkraft das Unternehmen, die Menschen, Tätigkeiten, Organisation und Abläufe immer besser kennen und verstehen lernt. Hilfreich dabei ist, ihm einen Mentor zur Seite zu stellen, der ihn in seinen ersten Wochen begleitet und ihm die Unternehmenskultur näherbringt. Das Unternehmen unterstützt die Integrationsphase durch gemeinsame Workshops oder Informationstage bei mehreren neuen Mitarbeitern, aktives Teambuilding, Mitarbeit in Projekten, Angebote zum beruflichen Netzwerken.

Die neuen Mitarbeitenden sollen verstärkt bei Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen können. Dies ist auch die Zeit, um die ersten notwendigen Schulungen durchzuführen, z. B. Compliance-Schulungen, sicherer Umgang mit Daten und IT.

Erfolgreiche Rekrutierung endet jedenfalls nicht mit der Vertragsunterschrift, sondern wenn die neuen Mitarbeitenden im Team integriert und fachlich eingearbeitet sind. Bis diese tatsächlich produktiv mitarbeiten können und die Unternehmenskultur verstehen, vergeht einige Zeit. Der Onboarding-Prozess kann somit auch schon das komplette erste Beschäftigungsjahr dauern.